Service externe pour la prévention et la protection au travail

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    Création

    L'article 40 de la loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs lors de l'exécution de leur travail prévoit la création de services externes de prévention et de protection au travail. Au sein de ces services externes sont instituées des sections distinctes chargées de la surveillance médicale des travailleurs.

    De cette manière, on garantit que les éléments d'analyse et de gestion des risques et de surveillance médicale puissent être traités d'une manière intégrée. Le service externe forme ainsi une entité au sein de laquelle toutes les disciplines sont représentées.

    Les sections distinctes chargées de la surveillance médicale sont composées de médecins du travail et tiennent une comptabilité distincte et un rapport de leurs activités de surveillance médicale et de leurs missions de prévention. Les missions de la section chargée de la surveillance médicale ont donc également un caractère préventif qui doit être accentué dans le rapport. Ces sections peuvent être agrées par les Communautés, car l'Etat fédéral ne peut l'y obliger.

    En outre, chaque service externe doit être agréé. Cet agrément est organisé par les articles II.3-44 à II.3-51 du code du bien-être au travail.

    Principes généraux

    De ce qui précède, les principes suivants peuvent être dégagés:

    • Un service externe de prévention et de protection au travail comprend toujours une section "surveillance médicale".
    • Un service externe doit en principe disposer d'au moins deux agréments. D'une part, il y a l'agrément général pour la totalité du service par l'Etat fédéral. D'autre part, les communautés gardent la compétence d'agréer la section chargée de la surveillance médicale.
    • Concernant la section chargée de la surveillance médicale, la loi reprend un certain nombre de conditions plus strictes concernant la comptabilité, le rapport et la direction.

    Pour le service externe dans son ensemble, les conditions de gestion et d'organisation sont stipulées dans le titre 3 du livre II du code. Le service externe peut être créé par les employeurs, l'Etat, les Communautés, les Régions, les institutions publiques, les provinces et les communes. Il prend la forme juridique d'une ASBL. Après avis de la Commission de suivi, des organes publics qui ne sont pas sous la forme d'une ASBL peuvent être agréés. Les sections composant le service externe ne peuvent avoir de personnalité juridique.

    Le service externe applique un système de qualité qui est certifié selon la norme NBN-EN-ISO 9001. Afin qu'il puisse remplir ses missions, il doit disposer d'un certificat délivré par un organisme de certification accrédité à cet effet. Les services externes agréés actuellement doivent disposer de ce certificat pour le 31 décembre 2006 au plus tard. Les services, qui à partir du 1er janvier 2003 sont agréés pour la première fois, doivent disposer de ce certificat dans un délai de deux ans d'activités. Lorsque ce certificat est retiré, n'est pas renouvelé ou n'est pas délivré, l'agrément en tant que service externe peut être suspendu ou retiré.

    Compétences

    Le service externe a des compétences territoriales pour:

    • la totalité du territoire belge;
    • une ou plusieurs communautés;
    • un domaine à déterminer.

    Le service externe a des compétences ratione materiae pour:

    • un secteur d'activités déterminé;
    • différents secteurs d'activités.

    L'objectif de la personnalité juridique consiste à offrir le cadre adapté pour la réalisation des missions d'un service externe et pour la gestion de ce service.

    Le service externe ne peut avoir aucun intérêt direct ou indirect dans les entreprises ou institutions dans lesquelles il remplit des missions. Ce n'est que de cette manière qu'un fonctionnement suffisamment indépendant peut être garanti.

    Le service externe doit disposer du matériel nécessaire, des moyens techniques, scientifiques et financiers afin de pouvoir toujours réaliser ses missions complètement et efficacement.

    Il tient une comptabilité et fixe une tarification qui est communiquée au ministre de l'Emploi.

    Contrat

    Le service externe est tenu de conclure un contrat avec l'employeur, pour autant que ce dernier respecte la législation ainsi que les dispositions du contrat.

    Cet accord mentionne:

    • la(les) mission(s) confiée(s) au service;
    • la nature, l'ampleur et la durée minimale des prestations pour accomplir ces missions;
    • les moyens que l'employeur met à disposition;
    • le mode de collaboration avec le service interne;
    • les relations avec le Comité;
    • les modes de cessation du contrat.

    Le service externe ne peut faire exécuter aucune mission en sous-traitance.

    Un comité d'avis est établi au sein du service externe, composé de membres représentant les employeurs associés et de membres représentant les travailleurs des employeurs contractants. Ce comité a pour mission de donner des avis sur différentes matières afin de contribuer au bon fonctionnement du service externe.

    Cotisations forfaitaires obligatoires

    Chaque service externe fixe les tarifs applicables à l'employeur affilié, pour les missions qu'il remplit, qui figurent notamment dans le contrat établi avec l'employeur. Ces tarifs respectent la tarification minimale imposée par la réglementation.

    Plus d'informations, voir l’explication suivante: Règlementation tarifaire à partir de 2016

    La direction du service

    Une personne est chargée de la direction du service. Elle doit:

    • être experte dans l'une des disciplines qui doivent être présentes au sein du service externe;
    • avoir une expérience professionnelle et scientifique adéquate;
    • avoir un contrat de travail à durée indéterminée;
    • être active à plein temps.

    Elle a les missions suivantes:

    • veiller à la coordination des sections;
    • veiller au fonctionnement et à l'application des principes de la gestion de la qualité intégrale;
    • veiller à ce que les missions soient remplies en collaboration avec le service interne;
    • rédiger un rapport annuel;
    • désigner un conseiller en prévention qui, en concertation avec le service interne, rédige la liste des missions qui seront remplies par le service externe et prépare le contrat qui sera conclu avec l'employeur.

    Sections

    Le service externe se compose de deux sections : une section gestion des risques et une section surveillance médicale. La section gestion des risques est dirigée par un ingénieur avec une formation complémentaire de niveau I. Dans cette section, les disciplines sécurité du travail, médecine du travail, ergonomie, hygiène industrielle et aspects psychosociaux du travail sont représentées. La section surveillance médicale est dirigée par un médecin du travail et comprend le personnel infirmier et administratif nécessaire afin de pouvoir réaliser la surveillance de la santé. Les disciplines sécurité du travail et médecine du travail ne peuvent pas être rassemblées en une seule personne.

    En outre, des infirmiers, des assistants sociaux et des personnes ayant suivi une formation complémentaire de niveau II peuvent également être employés dans les services externes. Ces personnes exercent leurs activités sous la responsabilité du conseiller en prévention qu'ils assistent.

    Missions spécifiques du service externe: information, visites d’entreprise et avis stratégique

    Auprès d'un employeur, c'est toujours le même conseiller en prévention ou la même équipe de conseillers en prévention qui remplit les missions.

    Le nom des conseillers en prévention est communiqué par l'employeur au comité et doit aussi être mentionné dans un endroit facilement accessible pour les travailleurs.

    Pour chaque intervention, le service externe rédige un rapport destiné à l'employeur.

    Schéma synthétique:

    VISITES DE RECONNAISSANCE

    A, B, C+

    C-, D

    Affiliation    

    Affiliation + 2 mois max

     

     

     -

    Début AVIS STRATEGIQUE: informations générales sur

    1° risques spécifiques secteur/activité (>NACE)

    2° bonnes pratiques, mesures de prévention, outils pratiques

    3° fonctionnement inventaire électronique

    Visite de reconnaissance d’entreprise

    Timing en fonction du groupe tarifaire

    • GT 1 ou 2: max. 12 mois après l’affiliation
    • GT 3, 4 ou 5: max. 6 mois après l’affiliation
    • Empl. avec succursales/chantiers: siège admi + lieu de travail type

    Quoi

     

    • Tour avec employeur + CP interne
    • CP I ou CP II
    • Risques spécifiques = donnés + suivi
    • Rapport avec des constatations concrètes + timing visite prochaine/missions

    Objectifs en fonction de la taille

     

     

     

     

    1° prise de connaissance des dangers et risques > AR

    2° avis surveillance santé

    3° avis missions et tâches complémentaires  

    Compléter AVIS STRATEGIQUE

    1° identification des dangers dans tous les domaines du bien-être

    2° cartographier + peser les risques

    3° proposer 5 risques prioritaires dans l’entreprise

    4° recommandations concrètes et spécifiques et mesures de prévention pour aborder les risques prioritaires

    5° avis surveillance santé

    Visite d’entreprise périodique

    Fréquence en fonction de la taille et du groupe tarifaire

    24 mois

    Empl. avec succursales/chantiers: schéma de visite + timing

    GT 1 ou 2: 36 mois

    GT 3, 4 ou 5: 24 mois

    Quoi

    Idem visite de reconnaissance d’entreprise

    Objectifs en fonction de la taille

     

    1° prise de connaissance de l’évolution des dangers et risques

    2° actualisation avis surveillance santé

    3° avis missions et tâches complémentaires

    Actualisation AVIS STRATEGIQUE

    1° suivi évolution dangers + risques et cartographier nouveaux risques

    2° éventuellement repeser les risques + 5 risques prioritaires

    3° suivi des mesures de prévention prises depuis la dernière visite + eventu.  actualisation ou adaptation mesures de prévention concrètes et spécifiques pour aborder les risques prioritaires

    4° actualisation avis surveillance santé

    5° évaluation des effets des actions et méthodes

    Obligation d’information lors de l’affiliation d’une PME

    Lors de l’affiliation d’un nouvel employeur, le service externe de prévention doit fournir certaines informations aux employeurs nouvellement affiliés:

    • Cette obligation d’information vaut pour les employeurs qui ne disposent pas dans leur service interne d’un conseiller en prévention de niveau II au moins (groupe D ou C-). Il s'agit principalement d'informations et de connaissances sur les risques et les mesures de prévention dont les entreprises disposant de leurs propres conseillers en prévention formés n'ont pas besoin, car en principe, elles devraient déjà disposer de ces informations et connaissances en interne.
    • Ces informations doivent être fournies à l'employeur dans les meilleurs délais et au plus tard dans les 2 mois suivant la conclusion du contrat, même s'il n'y a pas encore eu de contact "personnel" entre l'employeur et le service externe (par exemple, pas encore de visite d'entreprise).
    • Quelles informations le service externe doit-il fournir ?
     

    Employeurs > groupes A, B, C+

    Employeurs > groupes C- et D

    Groupes tarifaires

    1 & 2

    3, 4 & 5

    1 & 2

    3, 4 & 5

    Visite de reconnaissance d’entreprise

    < 12 mois après affiliation

    < 6 mois après affiliation

    < 12 mois après affiliation

    < 6 mois après affiliation

    Visite d’entreprise périodique

    24 mois

    24 mois

    36 mois

    24 mois

    Avis stratégique

    Non

    Non

    Oui

    Oui

    Visites d’entreprise

    Le Code stipule à l'article II.3-53 que le service externe doit visiter régulièrement tous les employeurs affiliés. Lors de l'affiliation, une visite de reconnaissance d'entreprise a lieu selon les règles prévues à l'article II.3-54 du Code. Par la suite, des visites d’entreprise périodiques ont lieu conformément à l'article II.3-55 du Code.

    1. Par qui les visites d'entreprise doivent-elles être effectuées?

    En fonction des risques et de la taille de l'entreprise, ces visites d'entreprise sont effectuées par un conseiller en prévention ou - sous la responsabilité du conseiller en prévention - par une personne ayant suivi la formation de conseiller en prévention niveau II (il peut également s'agir d'un infirmier, à condition que celui-ci ait suivi une formation de niveau II).

    Le visiteur d'entreprise doit connaître les risques spécifiques liés aux activités d'un secteur particulier, ainsi que les mesures de prévention correspondantes. En outre, lors de la visite d’entreprise, il faut évidemment prêter attention aux risques qui ne sont pas propres au secteur, mais plutôt à l'entreprise (tels que les risques psychosociaux résultant du stress, de l'organisation du travail ou des conflits).

    En application de l'article II.3-36, ce devrait également être toujours la même équipe de conseillers en prévention (et par extension de visiteurs d'entreprise) du service externe qui participe à la politique de prévention dans une entreprise donnée: leurs noms devraient être communiqués au comité et à tous les travailleurs dans un endroit facilement accessible. En effet, afin de veiller au suivi des risques et des mesures de prévention, il est important qu'il y ait une continuité en termes de visites d'entreprises.

    2. Le tour des lieux de travail

    La visite d’entreprise comprend toujours un tour des lieux de travail:

    • Une visite ne signifie pas nécessairement que tous les lieux de travail, succursales ou sites sont visités à chaque visite d'entreprise, mais cela signifie qu'au moins tous les types de lieux de travail ou d'activités sont vus, afin que le visiteur d'entreprise ait une image complète de l'entreprise et des risques présents.
       
    • Étant donné que le visiteur d'entreprise peut, au cours de cette visite, faire des observations et des suggestions utiles pour l'employeur, cette visite doit être effectuée avec l'employeur et un conseiller en prévention du service interne. S'il s'agit d'une grande entreprise, l'employeur peut déléguer quelqu'un pour faire la visite à sa place, mais dans ce cas, le "délégué" qui remplace l'employeur doit avoir le pouvoir de décision nécessaire pour donner suite aux remarques ou aux adaptations (urgentes) indiquées par le visiteur d'entreprise.
       
    • Toutes les observations et constatations sont notées par le visiteur d'entreprise dans le rapport de la visite d'entreprise: les constatations doivent être aussi claires et concrètes que possible dans le rapport, afin que l'employeur sache exactement de quoi il s'agit et puisse prendre les mesures appropriées: il peut donc être judicieux, par exemple, d'utiliser des photos prises pendant la visite pour rendre les constatations concrètes, ce qui est bien sûr très facile avec les téléphones portables d'aujourd'hui.
    • Attention si le lieu de travail est également un lieu de résidence !

    Après la visite d’entreprise, le service externe de prévention doit informer l'employeur du calendrier de la prochaine visite d’entreprise, en suivant évidemment la fréquence prévue par le Code, en fonction de la nature du risque et de la taille de l'entreprise, afin que l'employeur ait une perspective claire sur laquelle axer sa planification: cela peut être un guide utile, en particulier pour les petits employeurs, lors de l'élaboration de leur plan global de prévention. En outre, le service externe de prévention doit également fournir à l'employeur une estimation du calendrier des autres tâches et missions (prévues) qu'il accomplira chez cet employeur, par exemple dans le cadre de la surveillance de la santé.

    3. La visite de reconnaissance d’entreprise

    La première rencontre avec une entreprise est en fait la base sur laquelle reposent toutes les missions ultérieures du service externe et les interactions avec l'employeur. Il est donc important qu'une première visite de reconnaissance d’entreprise ait lieu dans un délai relativement limité.

    L'article II.3-54 du Code stipule le délai maximum dans lequel cette visite de reconnaissance d’entreprise doit avoir lieu:

    • Pour les employeurs présentant des risques plutôt limités (appartenant aux groupes tarifaires 1 et 2), cette visite de reconnaissance d'entreprise doit avoir lieu dans les 12 mois suivant la conclusion du contrat;
    • Pour les employeurs présentant des risques élevés (appartenant aux groupes tarifaires 3, 4 ou 5), cette visite de reconnaissance d’entreprise doit avoir lieu plus tôt, c'est-à-dire dans les 6 mois suivant la conclusion du contrat, non seulement parce que les risques sont plus élevés, mais aussi parce que, dans ce cas, une surveillance de la santé doit souvent être prévue.
    • Un régime spécial s'applique aux employeurs dont les lieux de travail sont géographiquement dispersés (plusieurs sites, par exemple des magasins, des stations-service, des établissements de restauration, etc.) ou avec des lieux de travail temporaires, comme les chantiers.

    Les objectifs et le contenu de la visite de reconnaissance d’entreprise sont déterminés en fonction de la taille et de la nature de l’entreprise et sont fixés à l’article II.3-54 du code.

    • Pour les petits employeurs (groupes C- et D) où il n'y a pas de conseiller en prévention de niveau II au moins dans le service interne, la visite de reconnaissance d’entreprise fait partie de la "collaboration active à l'analyse des risques" par le service externe de prévention (qui fait partie du paquet de base que l'employeur reçoit en échange de la contribution forfaitaire au service externe), afin de compléter l’avis stratégique à destination de cet employeur.

    La visite de reconnaissance d'entreprise vise à concrétiser davantage les informations générales sur les risques et les mesures de prévention (que l'employeur a reçues après son adhésion, voir ci-dessus) en recherchant, au cours de la visite qui accompagne la visite de reconnaissance d'entreprise, quels risques (spécifiques au secteur ou à l'entreprise) sont réellement présents dans l'entreprise en question et quelles mesures préventives peuvent le mieux y répondre, en tenant compte du contexte concret de l'entreprise et en étant adaptées à celle-ci: pour plus d'explications, voir le contenu de la visite de reconnaissance d'entreprise.

    Visite de reconnaissance d’entreprise pour les employeurs C- et D: AVIS STRATEGIQUE

    Chez les plus grands employeurs (groupes A, B, C+), avec un conseiller en prévention du niveau II au moins, qui travaillent avec des unités de prévention, il y a beaucoup plus de connaissances en interne: cela implique que l’employeur et son conseiller en prévention interne auront beaucoup moins besoin de soutien lors de la réalisation de l’analyse des risques et la proposition des mesures de prévention nécessaires. C’est pourquoi la visite d’entreprise a une autre finalité et un autre contenu qu’auprès des plus petits employeurs .

    Contenu de la visite de reconnaissance d’entreprise chez les employeurs des groupes A, B, C+

    4. Visite d’entreprise périodique

    La fréquence et le contenu des visites d’entreprise périodiques sont également fixés. Ces visites d'entreprise périodiques ont pour but d'assurer un suivi régulier et la présence du service externe de prévention dans l'entreprise, elles comprennent donc toujours un tour de l'entreprise (ou, le cas échéant, des différents établissements ou sites de l'entreprise).

    La fréquence est déterminée en fonction de la taille et des risques de l'entreprise, et il s'agit là encore d'une période maximale qui peut être raccourcie si nécessaire ou souhaité:

    • Pour les plus grands employeurs qui disposent dans leur service interne de prévention d'un conseiller en prévention de niveau II au moins (groupe A, B ou C+): au moins une fois tous les 24 mois, indépendamment du risque;  
    • Pour les plus petits employeurs qui ne disposent pas d'un conseiller en prévention de niveau II au moins dans leur service interne de prévention (groupe C- ou D), en fonction du risque: 
      • Faible risque (groupe tarifaire 1 ou 2): au moins une fois tous les 36 mois
      • Risque élevé (groupe tarifaire 3, 4 ou 5): au moins une fois tous les 24 mois.
    • Pour les lieux de travail géographiquement dispersés ou temporaires, en consultation avec l'employeur et avec le conseiller en prévention interne et après avis du comité, un calendrier et des horaires de visite sont établis pour visiter ces lieux de travail à une certaine fréquence. 

    Les objectifs des visites d'entreprise périodiques diffèrent également en fonction de la taille et des risques de l'entreprise, comme c'est le cas pour la visite de reconnaissance d'entreprise. Le contenu de la visite d’entreprise périodique est fixé à l’article II.3-55 du code.

    Chez les plus petits employeurs ne disposant pas d'un conseiller en prévention formé (groupes C- et D), les visites d'entreprise périodiques font également partie de la "collaboration active à l'analyse des risques" par le service externe de prévention. Il est donc prévu que ces visites d'entreprise contribuent à compléter et à mettre à jour en permanence les avis stratégiques donnés à l'employeur. En fait, les étapes de la visite de reconnaissance d'entreprise sont répétées et actualisées. Pour plus d’information, voir le contenu de la visite d’entreprise périodique.

    Contenu de la visite d’entreprise périodique chez les employeurs des groupes C- et D

    Chez les plus grands employeurs disposant d'un conseiller en prévention formé au moins au niveau II (groupe A, B ou C+), l'objectif de la visite d'entreprise périodique est également un suivi et une mise à jour de la visite de reconnaissance ou de la visite d'entreprise périodique précédente, selon le cas. Pour plus d’information, voir le contenu de la visite d’entreprise périodique.

    Visite d’entreprise périodique pour les employeurs A, B, C+

    Avis stratégique

    Description et contenu de l’avis stratégique

    Le Code décrit très clairement à l’article II.3-56 ce qu'implique l’avis stratégique et le lie directement à la tâche du service externe de prévention en termes de collaboration active à l'analyse des risques.

    L’avis stratégique est un instrument dynamique destiné à aider les petits employeurs, qui ne disposent pas d'un conseiller en prévention interne de niveau II au moins, à élaborer une politique de prévention efficace et adaptée à l'entreprise , en fournissant des informations utiles, en identifiant cinq priorités de prévention concrètes et en proposant des mesures de prévention spécifiquement adaptées à l'entreprise pour permettre à l'employeur de répondre aux cinq priorités de prévention le plus efficacement possible. 

    • Les avis stratégiques peuvent donc également contribuer à une bonne coopération entre l'employeur (et son service de prévention interne) et le service externe de prévention. Cette coopération est en effet fondamentale: quelle que soit leur taille, tous les employeurs sont également responsables du bien-être de leurs travailleurs pendant l'exécution de leur travail, mais les petits employeurs sont moins susceptibles de disposer des ressources suffisantes pour disposer des connaissances nécessaires, alors qu'ils peuvent eux aussi être confrontés à des risques considérables pour le bien-être des travailleurs. C'est précisément pour ces petits employeurs qui ne disposent pas d'un conseiller en prévention formé dans leur propre entreprise que l'expertise et les connaissances des services externes de prévention peuvent apporter une énorme valeur ajoutée.

    L'avis stratégique est donc le résultat direct de la collaboration active du service externe de prévention à l'analyse des risques. Il s'agit d'un instrument dynamique, flexible et en constante évolution qui se construit en plusieurs phases successives:

    • en commençant par les informations au moment de l'affiliation, 
    • complétée et concrétisée à la suite de la visite de reconnaissance d’entreprise et
    • puis régulièrement adapté et mis à jour à la suite de chaque visite ultérieure de l'entreprise.
    • Entre les différentes visites d'entreprise, il peut également y avoir des questions qui nécessitent une adaptation de l’avis stratégique , c'est-à-dire à la suite d'éventuelles visites intermédiaires sur le lieu de travail (par exemple, par un conseiller en prévention spécialisé concernant un risque spécifique particulier), d'interventions psychosociales dans l'entreprise, d'accidents du travail (graves), de constatations faites dans le cadre de la surveillance de la santé (par exemple, dépassement de certaines valeurs limites) ou de questions supplémentaires de la part de l'employeur.
    Info
    • Même s'il n'y a pas de problèmes intermédiaires, les avis stratégiques doivent être revus et mis à jour au moins à l'occasion de chaque visite d’entreprise périodique (dont la fréquence minimale est fixée). Cela doit être fait en utilisant la gestion des versions, de sorte que l'historique des modifications ou ajouts successifs aux avis stratégiques et les dates de ces modifications soient visibles pour l'employeur, ainsi que le nom de la personne qui a apporté les modifications. Par exemple, la version à l'affiliation peut être la version 1, la version après la visite de reconnaissance d’entreprise peut être la version 2, la version après une modification suite à un accident grave peut être la version 3, etc.

    Enfin, l'avis stratégique doit également être discuté avec l'employeur et avec le comité. Pour ce faire, le visiteur d'entreprise peut expliquer ses conclusions et ses propositions à l'employeur à la fin de la visite et/ou lors de la prochaine réunion du comité.

    Impact de l'avis stratégique sur le PGP et le PAA des petits employeurs

    Les plus petits employeurs (groupe C- et D) doivent tenir compte de l'avis stratégique lors de l'élaboration de leur plan global de prévention et de leur plan annuel d'action, qui se veut un outil concret permettant aux petits employeurs d'aborder leur politique de prévention par étapes, en donnant la priorité aux risques les plus importants.

    • Il est donc évident que les 5 risques prioritaires feront partie du PGP et du PAA, ainsi que des mesures de prévention proposées.
    • Une fois que l'employeur aura traité les priorités de prévention, de nouvelles priorités apparaîtront automatiquement et seront portées à l'attention de l'employeur par la mise à jour des avis stratégiques, afin qu'elles puissent être traitées à leur tour. Les mesures de prévention proposées dans l'avis stratégique (et mises en œuvre ou non) peuvent être examinées et discutées lors de la prochaine visite de l'entreprise et du tour: si elles sont appropriées et fonctionnent, un risque peut se voir accorder moins de poids dans la pondération et ne sera plus prioritaire.

    Il est également mentionné explicitement que les avis stratégiques doivent être pris en compte dans l'évaluation du système dynamique de gestion des risques.

    Avis du Conseil supérieur pour la prévention et la protection au travail