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Déclaration immédiate de l'emploi et documents sociaux

Présentation

La réglementation concernant les documents sociaux a pour objectif de garantir le respect des différentes dispositions prises en matière sociale. Les documents sociaux doivent permettre notamment:

  • de s'assurer que les travailleurs d'une entreprise sont déclarés régulièrement;
  • de vérifier que les dispositions sociales contenues dans d'autres lois et arrêtés sont respectées et notamment calculées correctement (par exemple, la sécurité sociale, les vacances annuelles, l'assurance maladie-invalidité, la durée du travail, les jours fériés, les conventions collectives de travail, les contrats de travail, les élections sociales... ).

Déclaration immédiate de l'emploi (DIMONA)

La DIMONA (Déclaration Immédiate/Onmiddellijke Aangifte) est la communication électronique immédiate du début et de la fin d'une relation de travail entre un travailleur déterminé et un employeur déterminé. L'obligation de la déclaration immédiate s'applique à tous les employeurs (et assimilés) de Belgique, pour tous les travailleurs et personnes assimilées.
La déclaration DIMONA peut se faire par téléphone à touches, par l'Internet via le site portail de la sécurité sociale ou par transfert électronique de fichiers.

Types de documents sociaux et modèles

Par documents sociaux, on entend notamment:

Personnes tenues d'établir, de tenir et de conserver les documents sociaux

Ce sont les employeurs, les personnes assimilées aux employeurs ou les personnes qui occupent des apprentis qui sont tenus d'établir et de tenir les documents sociaux.
Pour la tenue et la conservation des documents sociaux, il existe des dispositions légales qui définissent notamment les données que ces documents doivent contenir.
Par tenue des documents sociaux, on entend l'inscription des mentions dans les documents sociaux et leur garde en dehors de la période de conservation, la signification des abréviations ou codes éventuels utilisés sur le document.
Par conservation des documents sociaux, on entend la garde des documents pendant une période déterminée après la période de tenue. Le registre central du personnel, le registre spécial du personnel et le compte individuel font partie des documents sociaux qu'il convient de conserver. Ils peuvent être conservés sous quelque forme que ce soit (microfiches, films ... ) à condition que les copies soient lisibles et la forme de reproduction permette une surveillance efficace.   

Plus d'informations sur ce site

Vous trouverez plus d'informations sur les documents sociaux dans le thème Réglementation du travail.

Renseignements

 

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