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Traitement de la demande à caractère principalement individuel

Information de l’employeur

Lorsque le conseiller en prévention aspects psychosociaux juge que la demande a un caractère principalement individuel, il met l’employeur au courant par écrit du fait qu’une telle demande a été introduite. Il lui communique également l’identité du demandeur.

Traitement de la demande par le conseiller en prévention aspects psychosociaux

Le conseiller en prévention aspects psychosociaux examine la situation de travail spécifique du demandeur de façon complètement impartiale.

Pour cet examen, il peut entendre les personnes qu’il juge utile. Les informations que ces personnes fournissent peuvent être reprises dans une déclaration datée et signée dont elles reçoivent une copie. Ces déclarations écrites ne sont pas obligatoires, le déclarant peut rester anonyme. Cependant elles permettent au service d’inspection et à l’auditorat du travail de pouvoir vérifier la qualité du travail du conseiller en prévention. Il faut que le déclarant donne explicitement son consentement écrit dans sa déclaration pour que l’auditorat du travail puisse y avoir accès, l’inspection y a quant à elle accès directement. Ces déclarations ne donnent en aucun cas l’autorisation au conseiller en prévention de citer l’identité du déclarant dans son avis.

Pour rédiger son avis le conseiller en prévention tiendra compte de l’ensemble des éléments recueillis auprès des personnes entendues, qu’ils soient ou non repris dans une déclaration signée. En effet, il ressort de sa responsabilité professionnelle d’apporter une analyse exhaustive qui tienne compte de toutes les informations recueillies afin que l’employeur soit en mesure de prendre les mesures adéquates pour mettre fin au dommage. On ne peut faire dépendre la qualité de l’analyse de la signature des déclarations des personnes entendues.

Avis du conseiller en prévention aspects psychosociaux

Contenu

Après l’examen de la situation de travail, le conseiller en prévention aspects psychosociaux rédige un avis. Cet avis contient les éléments suivants:

  • la description de la demande et son contexte;
     
  • l’identification des dangers pour le demandeur et pour l’ensemble des travailleurs;

Le danger est la propriété intrinsèque d’une situation d’avoir des conséquences néfastes ou de menacer la santé ou la sécurité du (des) travailleur(s). Le danger doit être distingué du risque, qui a trait à la probabilité que les conséquences néfastes ou la menace se manifestent. Par exemple dans une situation où il est question d’une charge de travail élevée, la charge de travail élevée peut être considérée comme le danger. Le risque est la probabilité que cette charge élevée mène à des conséquences négatives pour les travailleurs, par exemple des symptômes de stress tels que des douleurs d’estomac, d’intestin ou des problèmes de sommeil.

  • les éléments qui ont une influence positive ou négative sur la situation à risque, notamment au niveau de l’organisation du travail, du contenu du travail, des conditions de travail, des conditions de vie au travail et des relations interpersonnelles au travail;

Par exemple, dans le cas d’une charge de travail élevée un élément positif pourrait être le soutien de la ligne hiérarchique. Les éléments négatifs pourraient être le manque de planification, le manque de formation des travailleurs. Cependant ces facteurs positifs et négatifs peuvent également se situer au niveau individuel. Ces facteurs individuels comprennent les caractéristiques individuelles du poste dans lequel le travailleur demandeur se trouve (par exemple il est le seul à ne pas avoir reçu de formation) mais aussi les caractéristiques individuelles spécifiques, propres au travailleur demandeur (par exemple le fait qu’il est beaucoup plus sensible au stress que le travailleur moyen).

  • s’il y en a eu, les démarches antérieures qui ont été entreprises pour éliminer le danger et limiter le dommage;
     
  • les propositions de mesures de prévention collectives et individuelles portant sur la situation de travail spécifique, ainsi que les justifications de ces propositions;
     
  • les propositions de mesures de prévention collectives pour prévenir toute répétition dans d’autres situations de travail, ainsi que les justifications de ces propositions.

But

L’avis a pour but d’informer l’employeur sur la situation et sur les mesures les plus adéquates à prendre. Il a la valeur d’un avis d’expert. L’employeur n’est donc pas obligé de le suivre ni de prendre les mesures proposées par le conseiller en prévention aspects psychosociaux.

L’employeur, qui est responsable du bien-être des travailleurs lors de l’exécution de leur travail, est cependant obligé en vertu de la loi de prendre des mesures pour mettre fin au dommage du travailleur.

Délai

Le conseiller en prévention aspects psychosociaux remet son avis à l’employeur dans un délai de trois mois à partir de l’acceptation de la demande.

S’il est impossible pour le conseiller en prévention aspects psychosociaux de respecter ce délai, il doit en communiquer par écrit les raisons (par exemple le grand nombre de personnes qui doivent être entendues, congé maladie…) à l’employeur, au demandeur et à l’éventuelle autre personne directement impliquée (en cas de problématique relationnelle).

Il peut prolonger le délai de trois mois une seule fois avec un délai supplémentaire de trois mois maximum.

Traitement de la demande lorsque le demandeur n’est plus dans l’entreprise

Il est possible que, pendant le déroulement de l’examen, il soit mis fin à la relation de travail entre l’employeur et le demandeur. Cela ne signifie cependant pas qu’il est mis fin à l’examen de la demande. Le conseiller en prévention aspects psychosociaux va examiner les facteurs collectifs et individuels qui ont eu une influence sur l’apparition du problème psychosocial et fournir un avis à l’employeur. Sur cette base, l’employeur doit prendre des mesures pour éliminer le danger dans la situation spécifique (notamment vis-à-vis de l’éventuelle autre personne impliquée) et pour prévenir toute répétition dans d’autres situations de travail afin d’améliorer la prévention des risques psychosociaux au sein de son entreprise.

Information sur le contenu de l’avis 

Par le conseiller en prévention aspects psychosociaux

  1. A la personne de confiance

Avec l’accord du demandeur, le conseiller en prévention aspects psychosociaux communique son avis à la personne de confiance lorsque celle-ci est intervenue dans la même situation de façon informelle. Ainsi, la personne de confiance est aussi mise au courant des suites qui sont données à la situation dans laquelle elle a été impliquée et elle peut en tenir compte lors d’interventions futures.

  1. Aux parties

Le conseiller en prévention aspects psychosociaux met le demandeur et l’éventuelle autre personne directement impliquée (en cas de problématique relationnelle) au courant de la date à laquelle il a remis son avis à l’employeur.

Il les informe aussi sur les propositions de mesures de prévention collectives et individuelles qui pourraient être mises en œuvre vis-à-vis de la situation de travail spécifique.

La communication de ces propositions n’est pas limitée aux destinataires de ces mesures. Chaque partie doit recevoir l’ensemble des propositions de mesures, qu’elles les concernent personnellement ou non. Cette information permet aux parties, d’une part, de comprendre la manière dont la situation et le comportement de l’autre partie a été analysé de manière objective et, d’autre part, d’avoir les moyens d’apprécier la réaction de l’employeur par rapport à ces propositions. En effet, ces informations permettront d’évaluer plus facilement l’opportunité d’introduire un recours à l’inspection qui se base principalement sur l’avis du conseiller en prévention.

Il joint également les justifications de ces propositions .Cependant les parties ne reçoivent pas nécessairement l’ensemble des justifications des mesures, contenues dans l’avis.: le conseiller en prévention aspects psychosociaux adapte les justifications à ses destinataires. Il ne transmet que les justifications facilitant la compréhension de la situation et l’acceptation de l’issue de la procédure par le destinataire. Il pourrait en effet arriver que des justifications soient de nature à alimenter les antagonismes plutôt qu’à les apaiser.

Il est important que ces personnes puissent avoir accès à ces informations en lien avec leur situation et formulées par un expert. Cela leur permet d’acquérir un regard plus objectif sur leur situation.

Les mesures de prévention portent en effet sur des solutions pratiques et leurs justifications donnent l’explication du choix de ces mesures.

Ces informations doivent être communiquées aussi vite que possible par le conseiller en prévention aspects psychosociaux, après qu’il ait rendu son avis à l’employeur: ce qui signifie aussi vite que possible après le délai de maximum trois mois (prolongeable une fois de trois mois maximum) à partir de l’acceptation de la demande. La législation ne prévoit donc pas de délai précis.

  1. Au conseiller en prévention chargé de la direction du service interne

Lorsque le conseiller en prévention aspects psychosociaux fait partie d’un service externe pour la prévention et la protection au travail, il transmet par écrit au conseiller en prévention chargé de la direction du service interne les propositions de mesures de prévention qui concernent la situation de travail spécifique et les propositions qui ont pour but de prévenir leur répétition dans d’autres situations de travail.

Il communique également les justifications de ces propositions dans la mesure où elles sont nécessaires pour que le conseiller en prévention du service interne puisse exercer sa mission de coordination.

Par l’employeur

L’employeur n’est pas soumis au secret professionnel comme c’est le cas pour le conseiller en prévention aspects psychosociaux. Toutefois l’avis du conseiller contient des données à caractère personnel dont le traitement est limité par les conditions contenues dans la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel. Ces données doivent être traitées de manière compatible avec la finalité de leur traitement, seules les données adéquates et pertinentes au regard de cette finalité peuvent faire l’objet d’une communication.

La loi relative au bien-être applique ce principe en précisant que l’employeur peut remettre au membre de la ligne hiérarchique du demandeur uniquement les éléments de l’avis du conseiller en prévention qui sont nécessaires à la mise en œuvre des mesures à prendre dans la situation spécifique.

Proposition de mesures conservatoires

Les mesures conservatoires ont pour but de stabiliser la situation provisoirement avant que le conseiller en prévention aspects psychosociaux rende son avis à l’employeur.

Il n’y a pas d’obligation de proposer des mesures conservatoires lorsqu’il s’agit d’une demande d’intervention psychosociale formelle à caractère principalement individuel qui ne concerne pas des faits de violence, de harcèlement moral ou sexuel au travail.

Lorsque le conseiller en prévention aspects psychosociaux le juge nécessaire, en attendant l’analyse complète de la situation, il dispose toujours de la possibilité de proposer des mesures conservatoires qui rendent cette situation entre temps plus supportable pour le demandeur.

Cela n’est cependant pas une obligation légale explicite mais cela peut résulter de l’application du principe de prévoyance et de précaution.

Décision de l’employeur

Lorsque l’employeur envisage de prendre des mesures individuelles à l’égard d’un travailleur, il doit lui communiquer préalablement ces mesures par écrit dans un délai d’un mois après avoir reçu l’avis du conseiller en prévention aspects psychosociaux.

Si ces mesures modifient les conditions de travail du travailleur (le demandeur ou l’autre personne directement impliquée), l’employeur lui transmet une copie de l’avis complet du conseiller en prévention aspects psychosociaux.

Le fait d’obliger un travailleur à suivre une formation ne peut par exemple pas être considéré comme une modification de ses conditions de travail. Une adaptation dans le cadre de sa fonction ou du lieu de travail est par contre une modification de ses conditions de travail.

L’employeur doit entendre le travailleur (qui peut se faire assister par la personne de son choix) avant de prendre ces mesures.

Dans un délai de deux mois après avoir reçu l’avis du conseiller en prévention aspects psychosociaux, l’employeur communique par écrit sa décision motivée quant aux suites qu’il donne à la demande aux personnes suivantes:

  • au conseiller en prévention aspects psychosociaux;
  • au conseiller en prévention chargé de la direction du service interne pour la prévention et la protection au travail lorsque le conseiller en prévention aspects psychosociaux fait partie d’un service externe pour la prévention et la protection au travail.
  • au demandeur et l’éventuelle autre personne directement impliquée.

Les parties doivent recevoir l’ensemble de la décision de l’employeur, c’est-à-dire toutes les mesures qu’il prendra vis-à-vis de toutes les parties.

De cette manière les parties pourront vérifier quelles mesures ont été décidées par l’employeur parmi celles proposées par le conseiller en prévention aspects psychosociaux et si sa décision offre une solution adaptée pour la situation de travail spécifique. Cela permet aux parties d’apprécier l’opportunité de faire appel à l’inspection du Contrôle du bien-être au travail lorsque la décision de l’employeur n’est pas, selon elles, appropriée.

Toutefois la décision de l’employeur peut contenir des données à caractère personnel dont le traitement est limité par les conditions contenues dans la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel. Ces données doivent être traitées de manière compatible avec la finalité de leur traitement, seules les données adéquates et pertinentes au regard de cette finalité peuvent faire l’objet d’une communication. L’employeur veillera dès lors à communiquer sa décision aux parties en respectant ces principes, par exemple, en évitant toutes considérations privées ou jugement vis-à-vis des personnes citées.

Renseignements complémentaires

Pour des informations relatives à une situation spécifique vécue sur le lieu de travail:

Service public fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale - Conditions d'utilisation - Politique de confidentialité - Plan du site

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