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Actions entreprises par le SPF ETCS en soutien aux entreprises tenues d’organiser des élections sociales de 2016

L’établissement des résultats provisoires trois jours après la fin des opérations de vote au sein des entreprises n’aurait pas été possible sans les différentes actions mises au point par le SPF énumérées ci-dessous. 

Application web -  La récolte des données en vue de la réalisation de statistiques

A l’occasion des élections sociales, les entreprises avaient le choix de communiquer leurs données administratives et statistiques soit via l’application web soit via courrier postal. Sachant que le transfert électronique de données n’était pas obligatoire pour les entreprises, on peut parler d’un franc succès de l’application puisque très peu d’entreprises ont fait usage des fiches statistiques papier qui, par le passé, étaient le seul moyen de communiquer les statistiques.   Ce haut pourcentage d’utilisation de l’application témoigne de sa convivialité d’utilisation. 

Cette technique d’envoi des données réduit la charge administrative des entreprises, augmente la qualité des données figurant dans la banque de données et accélère le traitement des résultats. 

Grâce à cette technique d’envoi, les résultats peuvent être récoltés beaucoup plus rapidement que par le passé.   

Application web – Services et documents fournis aux personnes désignées responsables de l’organisation des élections sociales au sein de leur entreprise et possibilité de téléchargement de différents documents types sur l’application web de sorte que plus aucun envoi postal n’est nécessaire

Ces services et documents ont pour objectif de faciliter la tâche relative à l’organisation des élections sociales aux entreprises ainsi qu’à limiter les coûts de la procédure électorale.  L’efficacité de la procédure n’en sera qu’améliorée (l’information correcte est transmise au bon destinataire) 

Modèles de formulaires téléchargeables à partir du site web du SPF  

Les personnes désignées responsables des élections sociales au sein des entreprises ont eu la possibilité de télécharger des documents à partir du site web du SPF, documents qui – une fois complétés – pouvaient être utilisés pour les communications à faire dans et à l’extérieur de l’entreprise (on vise ici les organisations représentatives de travailleurs et le cas échéant le SPF Emploi).  Concrètement, ces communications concernaient l’information de base au jour X-60, les décisions à prendre par l’employeur au jour X-35 et l’avis du jour X, ainsi que les modèles de procès-verbaux des élections proprement dites. 

Ces formulaires étaient donc mis gratuitement à la disposition des personnes responsables des élections sociales au sein des entreprises. 

Téléchargement de documents vers l’application web – suppression des envois papier  

Jusqu’en 2004,  les entreprises devaient, elles-mêmes, envoyer aux organisations représentatives de travailleurs (CSC, FGTB, CGSLB et CNC) une copie de la communication (X-60) et des décisions affichées au sein de l’entreprise (X-35) relatives aux élections sociales, une copie de l’avis annonçant la date des élections (X) ainsi que les procès-verbaux des élections (Y). 

Cela se faisait par un envoi individualisé par la poste et le plus souvent par recommandé afin de disposer d’une preuve de l’envoi. 

En 2007-2008, la possibilité a été donnée aux entreprises d’envoyer leurs documents par voie électronique vers une adresse mail centrale ouverte auprès du SPF Emploi.  Cet envoi était ensuite répercuté par le SPF aux différentes organisations représentatives de travailleurs. 

Depuis les élections sociales de 2012, un système de téléchargement des documents a été mis au point dans l’application web elle-même.  Cela veut dire que les entreprises disposent d’un outil unique et sécurisé pour procéder à toutes les communications externes à l’entreprise (donc tant au SPF qu’aux organisations représentatives de travailleurs).  La facilité d’utilisation, le gain de temps, d’argent et les garanties de sécurité, tout est combiné dans un même instrument. 

Bien que non obligatoire, cette possibilité de téléchargement a rencontré un franc succès.   A titre d’exemple, pour les élections sociales de 2016 : 

  • les entreprises ont transmis les informations aux organisations représentatives de travailleurs  via l’application web pour 96% des procédures d’élections sociales entamées;
  • les entreprises ont transmis les procès-verbaux des élections sociales via l’application web, pour 93% procédures entamées.  

Introduction des listes de candidats par les organisations représentatives de travailleurs  via leur téléchargement sur  l’application web  

A partir de ces élections sociales de 2016, un pas supplémentaire vers la digitalisation de la procédure a été effectué : désormais les organisations représentatives de travailleurs peuvent introduire, par voie électronique, via le téléchargement sur l’application web, les listes de candidats qu’elles proposent pour les élections sociales.  Pour ce faire, un modèle standard de formulaire a été développé et ce tant pour le dépôt des  listes de candidats que pour les modifications de listes ou pour le remplacement de candidats.   

Information 

Afin de faciliter l’organisation des élections sociales, le SPF a mis à la disposition des personnes intéressées différents instruments d’information afin de les informer de la marche à suivre pour les différentes étapes de la procédure électorale. 

Le Site web

Un modèle spécifiquement consacré aux élections sociales a été créé sur le site web du SPF. 

Ce site web reprend de l’information relative à l’organisation des élections, des réponses à diverses questions juridiques et pratiques, des modèles de formulaires vierges et complétés  (modèles dont les entreprises pourront s’inspirer dans le cadre de leur propre procédure) ainsi que toute la législation en vigueur. 

Depuis le mois d’octobre 2015, date de création du module spécifique aux élections sociales, 122.857 visiteurs s’y sont connectés afin de consulter les informations. 

Assistance individuelle

Les entreprises ont également la possibilité de faire appel aux services du helpdesk pour les questions particulières, qu’il s’agisse de questions à caractère informatique ou juridique. 

Plus de 10.000 questions écrites (lettres, mais principalement par email) ont été posées.  Toutes les questions écrites ont reçu une réponse écrite. 

Par ailleurs, pour un nombre au moins équivalent de questions orales, des réponses ont été fournies immédiatement par téléphone.

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