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Les missions en matière d’informations économiques et financières

Notions

But de l'information économique et financière

L’information en matière économique et financière à fournir au conseil d’entreprise par le chef d’entreprise vise à: 

  • fournir aux travailleurs une image claire et correcte de la situation, de l’évolution et des perspectives de l’entreprise ; 
  • clarifier les liens entre l’information économique et l’information financière ; 
  • permettre aux travailleurs de comprendre l’incidence des données économiques et financières sur la politique de l’entreprise, notamment en matière d’organisation et d’emploi ; 
  • situer l’entreprise dans un cadre plus global du groupe, du secteur d’activité, de l’économique régionale, nationale et internationale. 

Qui délivre l'information, quand et comment ?

L’information doit être fournie par le chef d’entreprise ou par son délégué qui l’engage, dans des délais précis. Elle doit être correcte, complète et communiquée dans un langage compréhensible en respectant les dispositions en matière d’emploi des langues. 

L’information doit être cohérente et comparable dans le temps.  

L’information communiquée doit faire l’objet d’un échange de vues, elle ne peut pas se limiter à la lecture de données. Les membres peuvent prendre des notes en cours de réunion afin de demander des informations complémentaires et de poser des questions. Durant les discussions, les membres peuvent également donner leur avis, formuler des critiques et des propositions.  

L’information doit avoir lieu selon une certaine périodicité : l’information de base est fournie en début de mandat du conseil d’entreprise nouvellement institué ou reconduit.  Ensuite viendra l’information annuelle, l’information périodique (au moins trimestrielle) et, enfin, l’information occasionnelle si des décisions ou des événements particuliers se produisent.   

Dans l’hypothèse où l’entreprise est constituée sous forme de société, le code des sociétés prévoit que des documents spécifiques doivent être communiqués aux associés. Ces documents doivent également être transmis au Conseil d’entreprise.  

Afin d’assurer la continuité du dialogue, le chef d’entreprise communique de préférence immédiatement et en tout cas au cours de la réunion suivante les suites qu’il entend donner ou qu’il a déjà données aux questions, aux critiques, aux conseils et aux propositions ou observations émises.    

A quel niveau communiquer les informations ?

Les informations économiques et financières ont trait en premier lieu à l’unité technique d'exploitation

Afin de situer l’unité dans son contexte économique, ces informations doivent, le cas échéant, être complétées par des renseignements concernant l’entité plus large à laquelle appartient l’entreprise (entité juridique, entité économique et entité financière) ou des renseignements  

concernant de plus petites entités relevant de l’unité technique, les sous-ensembles. 

Des informations doivent également être fournies lorsque l’entreprise fait partie d’un groupement d’intérêt économique  

Secteur tertiaire et non-marchand

La réglementation a été élaborée en référence aux entreprises industrielles.  

 Appliquer cette réglementation dans certains secteurs et, en particulier, dans le secteur non-marchand, n’est pas toujours approprié. 

C’est pourquoi des circulaires ou règlements adaptés ont été adoptés pour certains secteurs :  

  • La C.C.T. du 18 décembre 1979 (PDF, 316 Ko)  au sein de la commission paritaire des entreprises d'assurances, portant introduction d'une réglementation spéciale en matière d'informations à fournir aux conseils d'entreprise, rendue obligatoire par l'A.R. du 3 juillet 1980.  
  • Pour les autres secteurs d’activité, l’arrêté royal du 27 novembre 1973 est de stricte application mais des circulaires ministérielles ont été adoptées sur avis du Conseil central de l’Economie afin de clarifier certains articles et de les adapter à la spécificité du secteur.  

L’information de base

Communication et discussion : quand, comment ?

L’information de base est communiquée par écrit dans les deux mois suivant l’institution ou le renouvellement du conseil d’entreprise.    

Sur cette information de base viendront se greffer, tout au long du mandat du Conseil d’entreprise, l’information annuelle, l’information périodique et, le cas échéant, l’information occasionnelle. 

Une fois l’information de base communiquée, les membres du Conseil d’entreprise doivent bénéficier d’un délai de minimum quinze jours avant qu’elle ne soit abordée au cours d’une réunion du Conseil d’entreprise spécialement consacrée à l’analyse et à la discussion de cette information de base. 

En tout état de cause, la réunion consacrée à l’analyse de l’information de base doit avoir lieu au maximum deux mois après sa communication.  En d’autres termes, la réunion ne pourra jamais avoir lieu plus de quatre mois suivant l’élection ou le renouvellement du Conseil d’entreprise. 

Attention : Dans les cas où soit l'entreprise, soit l'entité juridique dont elle fait partie, sont constituées sous la forme d'une société, le chef d'entreprise doit également remettre aux membres du Conseil d'entreprise tout document communiqué aux associés. 

Contenu de l’information de base

L’information de base contient 10 chapitres qui doivent permettre de comprendre les futures informations annuelles et trimestrielles et de les situer dans l’activité globale de l’entreprise, du groupe et de l’économie nationale et internationale.  

  1. Le statut de l’entreprise ; 
  2. La position concurrentielle de l’entreprise sur le marché ; 
  3. La production et la productivité ; 
  4. La structure financière de l’entreprise ; 
  5. Le budget et le calcul du prix de revient ; 
  6. Les frais de personnel ; 
  7. Le programme et les perspectives générales d’avenir de l’entreprise ; 
  8. La recherche scientifique ; 
  9. Les aides publiques de toutes natures accordées à l’entreprise ; 
  10. L’organigramme de l’entreprise. 

Lors de la communication des informations relatives au statut, à la structure financière de l’entreprise et à l’organigramme le chef d’entreprise doit joindre les documents afférents à ces données qui doivent être établis en vertu d’autres lois ou règlements.  

L'information annuelle

But de l'information annuelle

La communication de l’information annuelle contribue à compléter et actualiser l’information de base.  Grace à cette information, le Conseil d’entreprise dispose d’informations sur la situation et l’évolution de l’entreprise au cours de l’année écoulée.  Elle permet d’identifier les écarts entre les objectifs définis et leur réalisation effective.  Ces différences doivent être expliquées et commentées.
  

L’information annuelle comprend également les objectifs relatifs à l’année suivante et les perspectives pour les années à venir.  Elle porte donc sur plusieurs exercices. 

Cette information doit permettre aux membres du Conseil d’entreprise de se forger un avis sur la stabilité financière de l’entreprise et sur les perspectives offertes aux travailleurs.  

Qui délivre l’information, quand et comment ?

L’information annuelle doit être communiquée et discutée dans les trois mois qui suivent la clôture de l’exercice. Toutefois, si l’entreprise est constituée sous la forme d’une société, la réunion consacrée à l’examen de l’information annuelle a lieu obligatoirement avant l’assemblée générale des actionnaires consacrée à l’approbation des comptes annuels.  Dans ce cas, le délai de trois mois pourra être dépassé. 

Les documents de l’information annuelle doivent être transmis aux membres du Conseil d’entreprise au moins quinze jours avant la date de la réunion.   

Dans les sociétés, le compte rendu de la réunion du Conseil d’entreprise doit être communiqué aux associés pendant l’assemblée générale. Les membres du Conseil d’entreprise déterminent la manière dont cette obligation peut être respectée au mieux. 

Contenu de l'information annuelle

  1. Un rapport écrit relatif à la mise à jour de l’information de base ; 
  2. Les comptes annuels ; 
  3. Le rapport de gestion ; 
  4. Le rapport du (commissaire-) réviseur ; 
  5. Le rapport sur la réduction des charges et autres mesures prises par les pouvoirs publics ; 
  6. Les comptes annuels consolidés de l’entreprise. 

L’information périodique

Objectif de l’information périodique

L’information périodique doit permettre au Conseil d’entreprise de suivre le cours des événements à court terme dans l’entreprise et donc de se rendre compte de l’état de réalisation des objectifs définis antérieurement. 

Qui délivre l’information, quand et comment ?

L’information périodique doit être diffusée tous les trois mois au moins. Comme c’est le cas pour l’information de base et l’information annuelle, elle doit être communiquée au moins 15 jours avant la tenue de la réunion consacrée à son analyse. 

L’information doit être communiquée et commentée par le chef d’entreprise afin de permettre les comparaisons avec les données remises dans le cadre des informations de base et annuelles.  Elle doit comporter des données chiffrées ainsi que les éléments d’information permettant d’interpréter ces données. 

Contenu de l’information périodique

L’information périodique doit comporter des renseignements sur l’évolution prévisible des ventes, les commandes, la production, les coûts et les prix de revient, les stocks, la productivité et l’emploi. 

Il faut en outre expliquer l’exécution du programme de l’entreprise. 

Les informations relatives au trimestre écoulé doivent par conséquent viser tous les aspects de l’activité de l’entreprise : 

  • renseignements économiques (évolution de la production, productivité, vente, stocks, ...) ; 
  • données financières (chiffre d’affaires, coûts, résultat intermédiaire, ...) ; 
  • données sociales (évolution de l’emploi, entrées en fonction et départs, …) ; 
  • mise en œuvre des investissements prévus. 

Ces informations relatives à la période écoulée doivent être comparées à une période antérieure (la période précédente ou la même période de l’année précédente) et au budget. 

L’information occasionnelle

Que communiquer et quand ?

Lorsque des événements se produisent ou lorsque des décisions susceptibles d’avoir une incidence majeure sur l’entreprise sont adoptées, une information occasionnelle est transmise au Conseil d’entreprise, sans attendre la tenue de la réunion consacrée à l’information périodique. Cette information doit être diffusée le plus rapidement possible. S’il s’agit d’une décision du chef d’entreprise, le Conseil d’entreprise doit être informé, si possible, avant que ladite décision ne soit mise à exécution. 

Dans tous les cas, le Conseil d’entreprise est informé avant de procéder à toute autre annonce. 

La nature de l’information occasionnelle n’est pas définie précisément dans la réglementation. 

La réglementation cite néanmoins divers exemples d’événements importants: un incendie dans un département de production, une prise de contrôle agressive de la direction de l’entreprise, une chute brutale dans la vente des produits, des difficultés imprévues dans l’approvisionnement des matières premières, ...   

En ce qui concerne les décisions importantes, on peut citer par exemple la fusion de l’entreprise avec une autre entreprise. 

En tout état de cause, il doit s’agit d’événements ou de décisions ayant une incidence importante pour la vie de l’entreprise.

Contenu de l’information occasionnelle

L’annonce de l’événement ou de la décision doit être accompagnée d’un commentaire, afin d’expliciter les conséquences potentielles sur l’évolution des activités de l’entreprise et sur la situation des travailleurs. Si l’information contient des données chiffrées, un résumé écrit est remis à chaque membre du Conseil d’entreprise. 

Documents communiqués aux associés

Dans les sociétés, le chef d’entreprise doit remettre au Conseil d’entreprise tous les documents communiqués aux associés.       

La nature de ces documents varie selon la forme juridique de l’entreprise. 

Information du personnel et confidentialité

Information du personnel

Le principal objectif de l’information économique et financière consiste à informer tous les travailleurs de l’entreprise. Les représentants du personnel au Conseil d’entreprise ont donc aussi le devoir d’informer ces travailleurs. Pour accomplir cette mission, ces représentants doivent avoir la possibilité d’entretenir des contacts avec le personnel en dehors des réunions du Conseil d’entreprise. 

Obligation de discrétion

L’information du personnel doit cependant se dérouler avec la discrétion nécessaire. La transmission de l’information doit se faire de manière à ne pas porter préjudice aux intérêts de l’entreprise. 

Toute communication écrite au personnel faite par un membre du Conseil d’entreprise doit préalablement être déposée auprès du secrétaire du Conseil d’entreprise. 

Confidentialité

Si l’information contient des renseignements sensibles, dont la diffusion risque de nuire sérieusement à l’entreprise, le chef d’entreprise peut décider de qualifier ces renseignements de confidentiels. Ce caractère confidentiel implique que les informations ne peuvent être transmises ou relatées d’une quelconque façon aux autres travailleurs.  

Le caractère confidentiel ne peut concerner que des informations bien déterminées et ne peut, en tout état de cause, viser l’information dans sa totalité dès lors que ce caractère prive les représentants d’accomplir leur tâche d’information des travailleurs. 

Les représentants des travailleurs peuvent contester le caractère confidentiel de certains renseignements. Si un désaccord apparaît à ce propos au sein du Conseil d’entreprise, il convient de suivre la procédure prescrite en cas de désaccord 

Une dérogation peut également être demandée lorsque l’information est à ce point confidentielle que le chef d’entreprise estime qu’elle ne peut même pas être communiquée au Conseil d’entreprise 

Possibilité de dérogation dans la communication d’informations au conseil d’entreprise

Dans quelles circonstances?

Lorsque le fait de diffuser une information en respectant la forme prescrite ou le délai imposé par la réglementation est susceptible de porter préjudice à l’entreprise, le chef d’entreprise peut demander une dérogation, de sorte que l’infomrmation en question ne doive pas être communiquée en conseil d’entreprise.  

Une telle dérogation ne peut exclusivement s’appliquer qu’aux informations suivantes: 

  • renseignements concernant les marges de distribution ; 
  • chiffre d’affaires en valeur absolue et répartition par sous-ensemble ; 
  • niveau et évolution des prix de revient et de vente par unité ; 
  • ventilation des coûts par produit ou par sous-ensemble ; 
  • perspectives d’avenir: implantation prévue de nouveaux points de vente pour les entreprises du secteur de la distribution ; 
  • renseignements sur la recherche scientifique ; 
  • compte de résultats par sous-ensemble. 

Procédure

Une demande de dérogation ne peut être introduite que dans le cadre d’une procédure précise. 

Information supplétive

Lorsqu’une dérogation est accordée à propos de la forme prescrite d’une information donnée, il convient de communiquer au Conseil d’entreprise une information supplétive mais équivalente. 

Lorsque la dérogation accordée porte sur le délai dans lequel l’information doit en principe être communiquée, l’information sera communiquée au terme d’un autre délai que le chef d’entreprise doit définir avec précision et transmettre au fonctionnaire compétent. 

Présence d’experts

Il peut être fait appel à des experts, tant pour mener une étude complémentaire liée aux données communiquées que pour fournir des éclaircissements à l’une des parties du Conseil d’entreprise concernant divers aspects techniques de l’information.  

Des experts peuvent, le cas échéant, être invités à participer aux réunions préparatoires sans la moindre formalité. 

Ces experts sont tenus de respecter le secret professionnel.  

Les conditions pour faire appel à des experts au cours d’une réunion du Conseil d’entreprise dépendent du  but poursuivi : 

  • Expert chargé d’un travail de recherche
    Lorsque l’expert est chargé d’effectuer un travail d’étude ou de recherche, les deux parties doivent être d’accord.

     
  • Expert chargé de fournir des explications
    Lorsqu’une partie souhaite inviter un ou plusieurs experts en vue d’éclaircir certains aspects techniques de l’information, elle doit en informer le Conseil d’entreprise.

    L’autre partie peut refuser l’expert proposé. Le refus implique un “droit de veto” et signifie que l’on estime qu’une personne est non qualifiée pour intervenir à titre d’expert. Il n’est par contre pas possible d’émettre une objection contre le principe même de la participation d’un expert externe à la réunion.


    Le terme “partie” désigne ici les représentants des employeurs, d’une part et les représentants des travailleurs, d’autre part.

    La même partie peut seulement refuser un expert à deux reprises. Si le désaccord subsiste, il convient de suivre la procédure en matière de désaccord

Procédure en cas de désaccord au sein du Conseil d'Entreprise

Si un désaccord survient au sein du  Conseil d’entreprise à propos d’un des quatre points suivants : 

  • de l’existence et délimitation de sous-ensembles; 
  • du caractère confidentiel de certains renseignements; 
  • de la désignation d’experts; 
  • des obligations de sous-consolidation 

Uneprocédure spécifique destinée à solutionner ce différend est prévue par l’arrêté royal. 

Le réviseur d’entreprise

Champ d’application

Un ou plusieurs réviseurs d’entreprise doivent être désignés dans toute entreprise dotée d’un Conseil d’entreprise. Seuls les établissements d’enseignement subventionnés ne doivent pas désigner de réviseur d’entreprise.  

Nomination

Le réviseur d’entreprise est nommé pour une période de trois ans, son mandat est renouvelable. 

En cas de nomination ou renouvellement la procédure suivante est applicable: 

  • l’organe de gestion propose un candidat (voire plusieurs candidats) au Conseil d’entreprise; 
  • Si la société est obligée d'installer un comité d'audit, la proposition de l'organe de gestion est émise sur proposition du comité d'audit. Cette proposition est communiquée pour information au conseil d'entreprise. 
  • Le Conseil d’entreprise prend une décision selon un système de double majorité: la majorité des voix de tous les membres du Conseil d’entreprise et la majorité des voix des représentants des travailleurs sont exigées pour accepter un candidat.  
  • Si la double majorité est atteinte au sein du Conseil d’entreprise, le candidat est proposé à l’assemblée générale des actionnaires afin de procéder à sa nomination définitive.  
  • Si la double majorité n’est pas obtenue au conseil d’entreprise, si le conseil d’administration ne fait pas de proposition ou sin l’assemblée générale ne nomme pas de candidat, le président du tribunal de commerce nomme le réviseur sur simple requête de toute partie intéressée. 
  • Si le conseil d’entreprise n’a pas été consulté, la nomination du réviseur est effectuée par le président du tribunal de commerce. 
S’il s’agit d’une société où un commissaire doit être désigné, la tâche du réviseur d’entreprise est assumée par ce commissaire.

Le montant de la rémunération du réviseur est communiqué au Conseil d’entreprise à titre d’information. A la demande de la majorité des représentants des travailleurs, le réviseur doit également présenter une estimation du volume des prestations qui seront nécessaires pour remplir sa mission.

Chaque Conseil d’entreprise est libre de conclure un accord relatif au déroulement concret de la procédure de nomination, à condition que cet accord soit défini dans un procès-verbal trois mois au moins avant le jour prévu de la nomination. 

Révocation

Au cours de son mandat, le réviseur d’entreprise ne peut être révoqué par l’assemblée générale que pour un motif légal et sur proposition ou avis unanime du Conseil d’entreprise, qui décide à la majorité des voix émises par ses membres et à la majorité des voix émises par les membres désignés par les travailleurs.  

Si le réviseur d'entreprise remet personnellement sa démission, il doit communiquer par écrit les motifs de sa démission au Conseil d'entreprise.

Tâches du réviseur d’entreprise

Les tâches du réviseur d’entreprise à l’égard du conseil d’entreprises sont de quatre ordres :  

Normes relatives à la mission du réviseur d'entreprise


Le Conseil de l’Institut des réviseurs d’entreprises a approuvé des normes qui régissent la mission du réviseur d’entreprise. 

Parmi ces normes, figure un chapitre relatif aux rapports que le réviseur d’entreprise entretient avec le Conseil d’entreprise . 

Autres tâches à caractère économique et financier

Outre la mission d’information que le Conseil d’entreprise sur les matières économiques et financières se voit octroyé par ou en vertu de la loi du 20 septembre 1948, mission exposée ci-dessus, d’autres réglementations chargent le Conseil d’entreprise d’une mission d’information sur des matières à caractère économique ou financier. 

Ainsi, au niveau fédéral, on retiendra le rôle du Conseil d’entreprise en matière :  

Références légales

 

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