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Communication via l'e-Box : par organe de concertation

Un premier document relatif aux élections sociales qui auront lieu en mai 2016 a été envoyé dans l’e-Box des entreprises le 25 juin 2015.   Voici quelques explications sur la manière dont la communication via l’e-Box est organisée. 

A quelles entreprises a été adressé un ou plusieurs document(s) via l’e-Box ?

Les entreprises à qui un premier document relatif aux élections sociales 2016 a été adressé sont les entreprises qui sont reprises dans la banque de données élections sociales du SPF Emploi.  Il s’agit donc des entreprises qui ont entamé une procédure électorale en 2012 en vue de l’institution ou du renouvellement d’un ou plusieurs conseil(s) d’entreprise et/ou comité(s) pour la prévention et la protection au travail (ci-après : CE / CPPT).

Contact via e-Box par organe de concertation

Chaque entité juridique dispose d’une e-Box auprès de la sécurité sociale.

La communication via l’e-Box entre le SPF Emploi et les entreprises qui doivent entamer une procédure électorale a lieu par organe de concertation.  Donc, si  une entité juridique (1 BCE) comporte 1 CE et 3 CPPT, 4 documents seront postés dans l’e-box de l’entité juridique.

Dans le cadre des élections sociales, le terme “entreprise” doit  être entendu comme l’unité technique d’exploitation (UTE). L’UTE doit être définie pour le CE et pour le CPPT et il peut en résulter que les UTE pour le CE et le CPPT soient identiques ou soient différentes.

L’UTE peut être définie de trois manières distinctes :

  • 1 entité juridique = 1 UTE : au maximum 2 documents seront  envoyés dans l’e-Box de l’entité juridique : 1 document pour le CE et 1 document pour le CPPT ; 
  • 1 entité juridique = plusieurs UTE : il y aura autant de documents envoyés dans l’e-Box de l’entité juridique qu’il y a d’organes à instituer.  Donc pour 1 entité juridique avec 1 UTE CE et 3 UTE CPPT, 4 documents seront systématiquement envoyés dans l’e-Box de l’entité juridique  -  le nom du document contiendra le numéro de dossier de l’UTE correspondante ;

     
  • plusieurs entités juridiques = 1 UTE : au maximum 2 documents (1 pour le CE et 1 pour le CPPT) seront envoyés dans l’e-Box de l’entité juridique dont le numéro BCE a été désigné comme « numéro d’entreprise principal » dans la banque de données des élections sociales du SPF Emploi.

Si votre entreprise n’atteint pas le seuil légal requis pour entamer une procédure en vue de l’organisation d’élections sociales mais que vous avez néanmoins reçu un document dans votre e-box, merci de prendre contact avec nos services.

Si votre entreprise atteint le seuil légal requis pour entamer une procédure en vue de l’organisation d’élections sociales mais que vous n’avez pas reçu de document dans votre e-box, merci de prendre contact avec nos services.

Prochaine communication via e-Box

En novembre 2015, les codes d’accès à l’application web élections sociales du SPF Emploi seront envoyés via l’e-Box. Vous recevrez dans votre e-Box un document reprenant les codes d’accès pour chaque organe de concertation repris dans la banque de données des élections sociales.   Dans la majorité des cas, les codes d’accès seront identiques pour le CE et pour le CPPT. Mais si l’entité juridique compte de plusieurs UTE (ex. 1 CE et 3 CPPT), des codes d’accès différents seront envoyés.

Les codes d’accès sont constitués d’un numéro de dossier et d’un mot de passe :

  • Numéro de dossier

    Chaque organe de concertation dispose d’un numéro de dossier.   Le numéro de base est composé de 5 chiffres auquel il est ajouté un “1” pour le CE et un “2” pour le CPPT.
      
  • Mot de passe

    Le mot de passe envoyé via l’e-Box pourra être modifié une fois que le responsable des élections sociales s’est enregistré dans l’application web du SPF Emploi.
     

 EXEMPLE

L’entité juridique A a trois établissements en Belgique : à Bruxelles, en Flandre et en Wallonie.  

Dans le cadre des élections sociales, ces trois établissements forment : 

  • 1 UTE pour le CE (l’entité juridique = l’UTE)  
  • 3 UTE pour le CPPT (l’entité juridique = différentes UTE). 

Dans l’e-Box, 4 documents seront publiés avec 3 codes d’accès différents :   

  1. 1 code d’accès pour le CE + CPPT de Bruxelles  
  2. 1 code d’accès pour le CPPT de Flandre 
  3. 1 code d’accès pour le CPPT de Wallonnie

Avez-vous de questions ?

Les questions relatives aux élections sociales proprement dites (calcul du seuil, entreprises concernées, étapes de la procédure électorale, obligations des entreprises, etc.) doivent être adressées au SPF Emploi l’adresse suivante : elections.sociales@emploi.belgique.be  

Les questions relatives à l’e-box (comment l’activer, quels champs remplir, etc.) doivent être adressées à contact center de la Sécurité sociale au numéro 02/511.51.51. ou via le formulaire de contact.  

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