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e-Box - activation et droit d'accès

 

 A l’occasion des élections sociales qui auront lieu au cours du mois de mai 2016, le SPF Emploi a décidé de communiquer avec les entreprises via l’e-Box de la sécurité sociale.  C’est ainsi que tout au long de la procédure électorale, diverses communications officielles ainsi que les codes d’accès à l’application web du SPF Emploi seront envoyés par ce biais. 

La présente information a pour but de préciser les démarches à entamer afin d’avoir accès à l’e-Box et, le cas échéant, afin de donner accès aux documents sécurisés relatifs aux élections sociales qui sont communiqués via l’e-Box au collaborateur de l’entreprise responsable pour ces élections.

Qu’est-ce que l’e-Box de l’entreprise?

L’e-Box est une boîte aux lettres électronique sécurisée utilisée par les institutions publiques afin d’adresser des communications et documents officiels aux entreprises.

Pourquoi utiliser l’e-Box?

L’e-Box présente de nombreux avantages :

  • les envois sont effectués via un canal sécurisé;
  • les envois sont directement orientés vers leur destinataire final (en l’occurrence, la personne responsable des élections sociales);
  • les envois sont conservés durant toute la durée de la procédure électorale de sorte que les informations (ex. numéro de dossier, mot de passe, brochure, ...) peuvent être consultées à tout moment (pas de risque de perte);
  • le responsable des élections sociales pour l’entreprise peut, à tout moment, vérifier qu’il n’a pas oublié une étape de la procédure.

Quelles informations sont transmises via l’e-Box dans le cadre des élections sociales?

  • les codes d’accès (numéro de dossier et mot de passe) pour se connecter à l’application web;
  • les documents informatifs divers;
  • les rappels et instructions utiles sur les actions à entreprendre lors du passage d’une phase de la procédure électorale à l’autre.  

Qui a la possibilité et comment activer un e-Box?

Un e-Box est disponible à condition que l’entreprise (entité juridique) soit enregistrée sur le site portail de la sécurité sociale.

Entreprise sans e-Box active 

Il existe une e-Box par entité juridique . Une entité juridique ne doit s'enregistrer qu’une seule fois sur le site portail et ce, même si elle est constituée de plusieurs unités techniques d’exploitation au sens de la législation sur les élections sociales. Une fois enregistrées, les données nécessaires (un nom d'utilisateur et un mot de passe) à l’activation de l’e-Box seront envoyées à l’attention du Gestionnaire d’Accès Principal (Responsable Accès Entité) de l’entreprise.

De plus amples informations sur l’enregistrement et l’activation de l’e-Box sont disponibles sur le portail de la Sécurité sociale.

Entreprise avec e-Box active 

Si l’entreprise dispose déjà d’une e-Box active, un premier message relatif aux élections sociales de l’année 2016 a déjà été envoyé dans son e-Box fin juin 2015.

Néanmoins, il est possible que le responsable des élections sociales d’une entreprise avec une e-Box active n’ai pas reçu ce document.  Cela peut s’expliquer :

  • soit parce que la personne responsable des élections sociales n’a pas reçu les droits d’accès aux documents sécurisés via le gestionnaire d’accès (voir ci-dessous).

Droit d’accès à l’e-Box en qualité de responsable des élections sociales 

Les documents relatifs aux élections sociales adressés via l’e-Box sont des documents sécurisés. 

Cela signifie que, en principe, seul le Gestionnaire d’accès est habilité à les lire.

Toutefois, il est toujours possible au Gestionnaire d’accès de donner des droits d’accès à ces documents à d’autres collaborateurs de l’entreprise, via l’application Gestion des Accès.  Ces utilisateurs, spécifiquement désignés, pourront ainsi lire les documents pour lesquels ils ont reçu une habilitation.

Si l’organisation des élections sociales est gérée par un collaborateur en particulier qui n’est pas le Gestionnaire d’accès, il est donc fortement recommandé de lui donner accès à ces documents sécurisés. 

Plus d’informations?

Toute question relative aux élections sociales proprement dites (entreprises concernées, étapes de la procédure électorale, obligations des entreprises, etc) doit être adressée au SPF Emploi à l’adresse suivante : elections.sociales@emploi.belgique.be 

Les questions relatives à l’e-Box (comment l’activer, quels champs remplir, etc) doivent être adressées au Contact center de la Sécurité sociale, soit par téléphone (02/511.51.51.) soit via le formulaire de contact  

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