Moyennant
le respect de conditions bien déterminées, il possible pour les parties de
conclure électroniquement un contrat de travail ainsi que de prévoir l’envoi et
l’archivage électronique de certains documents.
L’accès du travailleur aux
documents archivés doit être garanti à tout moment et l’employeur doit
également être en mesure de présenter immédiatement les documents et contrats
de travail électroniques aux services d’inspection compétents qui les exigent.
Contrat de travail
électronique
Le travailleur et l’employeur
qui concluent un contrat de travail peuvent non seulement avoir recours au
contrat de travail papier mais ils peuvent également utiliser la forme
électronique pour établir le contrat.
Un contrat de travail signé au
moyen de la signature électronique créée par la carte d’identité électronique
est assimilé à un contrat de travail papier signé au moyen d’une signature
manuscrite.
D’autres systèmes pour
l’utilisation de la signature électronique
qui satisfont aux mêmes conditions de sécurité que celles présentées par
la signature électronique créée par la carte d’identité électronique peuvent
également être utilisés. Pour cela, il faut préalablement qu’un arrêté royal fixe
les conditions de sécurité auxquelles ce système alternatif doit répondre.
Toutes les sortes de contrats
de travail (tant le contrat de travail à durée indéterminée, le contrat de
travail à durée déterminée ou pour un travail nettement défini, ou le contrat
de travail à temps partiel, que le contrat de travail pour les sportifs
rémunérés, le contrat de travail intérimaire…) peuvent
en principe être conclus électroniquement à l’aide de la signature électronique
créée par la carte d’identité électronique.
Les parties doivent être
toutes les deux d’accord. Ni l’employeur, ni le travailleur ne peuvent donc être
obligés d’avoir recours à la forme électronique pour conclure le contrat de
travail.
Si le contrat de travail
électronique est choisi, un exemplaire du contrat de travail conclu
électroniquement devra alors être archivé auprès d'un prestataire de services
d'archivage électronique.
Envoi
et archivage électronique de certains documents
Dans le cadre des relations de
travail, les documents suivants peuvent être envoyés et archivés sous format
électronique :
- le compte individuel ;
- l'état des prestations de
travail prévu par l'article 9 quater
de la loi du 12 avril 1965 concernant la protection de la rémunération;
- le décompte de paie ;
- le document écrit remis
au travailleur qui doit se rendre à l'étranger pendant une durée de plus d'un
mois ;
- le certificat que l’employeur
doit remettre au travailleur à la fin du contrat de travail et où sont
mentionnées les dates de début et de fin des prestations ainsi que la nature du
travail effectué.
Il s’agit d’une liste
limitative de documents qui pourra être étendue par arrêté royal. Une
convention collective de travail peut aussi autoriser l'envoi et l'archivage
électronique d'autres documents instaurés par une convention collective de
travail et liés à la relation individuelle de travail entre employeur et
travailleur.
L'employeur et le travailleur
doivent déterminer par le biais d'un accord mutuel lesquels de ces documents
pourront être envoyés et archivés électroniquement. Cet accord doit faire l'objet
d'un écrit, soit sous forme de papier, soit sous forme électronique, et
s'appliquera au moins pendant l'année civile en cours.
Tous les documents envoyés sous
format électronique de même que le contrat de travail électronique doivent
également être archivés auprès d'un service d'archivage électronique.
Références légales
- Articles 3 bis et 3 ter de la loi du 3 juillet 1978
relative aux contrats de travail
- Loi du 3 juin 2007 portant des dispositions diverses
relatives au travail.