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Nouvelle règlementation tarifaire dès 2016

 

Pourquoi une nouvelle tarification pour les services externes ?

Base légale : AR du 27 novembre 2015 modifiant l’AR du 27 mars 1998 relatif aux services externes pour la prévention et la protection au travail en ce qui concerne la tarification (MB 14/12/2015), ci-après AR Tarification.

Le nouvel arrêté sur la tarification vise à réformer le système de financement des services externes. Après examen, il est en effet apparu que l’actuelle réglementation tarifaire ne répond plus aux besoins actuels des travailleurs, employeurs et services externes : l’accent est trop fortement mis sur la surveillance de la santé périodique, au détriment des autres activités, principalement dans le cadre de la gestion des risques (analyse des risques et proposition de mesures de prévention). De plus, la réglementation actuelle peut être qualifiée de tout sauf de transparente, et il n’est pas évident pour les employeurs et les services externes de savoir quelles prestations correspondent à la cotisation payée. L’arrêté ne présente pas uniquement une nouvelle base de calcul pour la cotisation au service externe, il fixe également les prestations que le service externe doit fournir à un employeur en échange de cette cotisation, avec une meilleure répartition de cet ensemble de tâches entre les différents domaines du bien-être.

La date d’entrée en vigueur de la nouvelle réglementation tarifaire est prévue le 1er janvier 2016, afin que toutes les personnes concernées aient suffisamment de temps pour pouvoir s’y adapter. A ce moment, la nouvelle réglementation remplacera la section IIbis existante dans l’AR Services externes. 

A partir de cette date, un système de monitoring sera établi en vue d’évaluer la nouvelle tarification (art. 5 AR Tarification).

Court historique

Suite à l’introduction du statut unique fin 2013, on a voulu aussi actualiser l’ancien système de financement des services externes. Cela devait avoir lieu au moyen de l’arrêté royal du 24 avril 2014, qui a été publié au Moniteur belge le 23 mai 2014. La date d’entrée en vigueur a été fixée le 1er janvier 2016. Dans cet arrêté royal, une nouvelle base de calcul pour la cotisation au service externe a été proposée. Le tarif ne dépendrait plus du nombre de soumis ou non à la surveillance de santé, mais varierait en fonction de l’activité de l’entreprise et du nombre de travailleurs occupés. Concrètement, il y aurait un tarif « standard » et un tarif « réduit ». On a aussi déterminé quelles prestations le service externe devait fournir à l’employeur en échange de cette cotisation, avec une meilleure répartition de cet ensemble de tâches entre les différents domaines du bien-être (aspects psychosociaux du travail, santé, ergonomie, sécurité et hygiène du travail). Dans la mesure où une certaine incertitude continue à persister sur les courants de financement de et vers les services externes (par ex. pour des extrapolations  de certaines données chiffrées qui étaient nécessaires parce que les données concrètes et complètes étaient impossibles à recevoir), un monitoring a été prévu, suivi par une évaluation : ceci devait faire apparaître si les tarifs proposés étaient réalisables à terme, et si le système de financement était globalement faisable, correct, équitable et justifié pour toutes les parties concernées, et si les objectifs de prévention étaient rencontrés.
Suite à l’accord social du Groupe des 10 du 2 mars 2015, cette réglementation a dû à nouveau être modifiée. Au lieu de travailler avec 2 niveaux de cotisations forfaitaires et 2 niveaux (plus bas) pour les micro-entreprises, les partenaires sociaux ont demandé une adaptation du système de cotisations pour les services externes, à savoir 5 niveaux de cotisations forfaitaires et un tarif avantageux pour les micro-entreprises, l’introduction d’un règlement au prorata par lequel une cotisation est payée pour chaque travailleur en fonction de la durée de son occupation, un système de monitoring en vue d’une éventuelle adaptation plus tard, et une facture maximum.
Cela a abouti à l’arrêté royal du 27 novembre 2015. Les partenaires sociaux ont néanmoins convenu de ne pas inclure les accords obtenus par rapport à la facture maximum dans l’arrêté royal, mais de les concrétiser via une convention entre partenaires sociaux et services externes.

Tarifs

Cinq tarifs minimum

Art. 13/2, §§ 1 et 2 AR Services externes

Les employeurs sont répartis sur la base de leur activité principale  et de leur taille : il existe cinq tarifs pour les entreprises comptant plus de 5 travailleurs, et cinq tarifs réduits pour les entreprises comptant 5 travailleurs ou moins. Il s’agit de tarifs minimums : il est par conséquent toujours possible qu’un service externe pratique des tarifs plus élevés.

 

Employeur >5 Travailleurs 

Employeur <=5 Travailleurs 

Groupe tarifaire 1 

41,50 euros par T

35,50 euros par T

Groupe tarifaire 2 

60,50 euros par T

51,50 euros par T

Groupe tarifaire 3 

75,50 euros par T

64,00 euros par T

Groupe tarifaire 4 

95,50 euros par T

81,00 euros par T

Groupe tarifaire 5 

112,00 euros par T

95,00 euros par T

Activité principale de l’employeur

Les tarifs sont liés à l’activité principale de l’employeur comme déterminé à l'annexe 1 (PDF, 235 KB) de l’AR Services externes: à titre informatif, les codes NACE pour l’ONSS y sont également repris. L’activité principale est l’activité qui est effectuée par le plus grand nombre de travailleurs de cet employeur et celle-ci est à retrouver dans la banque de données BCE. Étant donné que la convention avec le service externe est conclue avec l’employeur en tant qu’entité juridique, l’activité principale de l’entité juridique sert de point de départ pour le calcul des cotisations. Si l’entité juridique est constituée de plusieurs unités techniques d’exploitation, on doit en principe utiliser le même tarif pour tous les travailleurs de l’entité juridique : le tarif est en effet lié à l’activité principale de l’employeur (entité juridique).

Pour être complet, il faut remarquer qu’il s’agit d’un tarif minimum. Si un nombre considérable de travailleurs auprès d’un grand employeur, soumis en tant qu’entité juridique au groupe tarifaire 1, effectue une activité (auxiliaire) devant relever selon l’annexe d’un groupe tarifaire plus élevé s’il s’agissait de l’activité principale de cet employeur, on peut alors convenir dans la convention entre le service externe et l’employeur que pour ce groupe de travailleurs (p.ex. une unité technique d’exploitation) le tarif plus élevé est d’application. Étant donné qu’il s’agit de tarifs minimums, la manœuvre inverse est impossible : quand un employeur en tant qu’entité juridique sur base de son activité principale relève d’un groupe tarifaire déterminé, on ne peut pas appliquer un tarif plus bas pour une partie des travailleurs.

Ici une exception est prévue pour les établissements d’enseignement. Le secteur de l’enseignement (à l’exception de l’enseignement supérieur et de la formation professionnelle qui relèvent du groupe tarifaire 2) est en principe réparti dans le groupe tarifaire 1. Ainsi, si un établissement d’enseignement fait partie d’une entité juridique qui, à cause de l’activité principale, relève d’un groupe tarifaire plus élevé, le tarif du groupe tarifaire 1 pourra être appliqué pour les travailleurs qui font partie de l’établissement d’enseignement, ceci pour empêcher que l’enseignement libre soit traité différemment de l’enseignement des villes et des communes.

Liaison à l’index

Art. 13/7 AR Services externes

Les tarifs, ainsi que les autres montants qui sont mentionnés dans cette section, sont liés à l’indice santé et seront adaptés chaque fois au 1er janvier de l’année si l’indice de l’année précédente a été dépassé. Les montants qui se trouvent maintenant dans le texte sont les montants valables à partir de l’entrée en vigueur du système le 1er janvier 2016.

Base de calcul et paiement

Forfait par travailleur

Art. 13/2 AR Services externes

La cotisation est une cotisation forfaitaire annuelle et est calculée par travailleur : en d’autres termes, on renonce à une base de financement qui est basée sur le nombre de travailleurs soumis ou non à la surveillance de la santé. Une politique du bien-être fonctionnelle au sein d’une entreprise est en effet plus qu’une simple surveillance de la santé. La réglementation sur le bien-être comporte en effet aussi d’autres domaines, que l’on ne peut pas négliger, comme la sécurité du travail et la charge psychosociale. Il est logique que cela se reflète également dans le financement.

La cotisation est redevable par travailleur qui est enregistré chez un employeur via Dimona (ou qui est inscrit dans le registre du personnel) pendant une année civile complète, quel que soit son régime de travail (temps plein, temps partiel). Pour un travailleur qui n’a pas travaillé chez un employeur pendant une année civile complète, un tarif au prorata est appliqué, ce qui signifie que l’employeur paie 1/12è du tarif par mois civil pendant lequel le travailleur a été enregistré pour une partie de la journée ou plus chez cet employeur. Si le service externe a fourni une prestation individuelle pour ce travailleur (par ex. examen médical), le tarif complet est néanmoins redevable pour ce travailleur.

Modalités de paiement

Une réglementation n’est plus imposée pour le paiement des cotisations ou les moments auxquels le paiement doit avoir lieu. On laisse donc aux parties le soin de convenir quand et de quelle manière le paiement sera effectué. On peut p.ex. travailler avec des acomptes qui sont payés pendant l’année (éventuellement basés sur le nombre de travailleurs/le montant de la cotisation pendant l’année précédente) et à la fin de l’année, faire un décompte final sur base du nombre correct de travailleurs, et le cas échéant l’estimation des unités de prévention, ainsi que la facturation des éventuels extras hors forfait.

Ensemble de prestations en contrepartie de la cotisation forfaitaire

Les prestations que le service externe doit fournir en contrepartie de la cotisation forfaitaire minimale dépendent de la taille de l’entreprise, des risques présents et de la formation du conseiller en prévention (chargé de la gestion) du service interne de l’employeur.

Petites et moyennes entreprises : l’ensemble des prestations de base

Art. 13/3, §1 AR Tarification

Pour les employeurs qui appartiennent au groupe D (moins de 20 travailleurs et où l’employeur exerce lui-même la fonction de conseiller en prévention) ou C- (moins de 200 travailleurs et où le conseiller en prévention ne dispose pas au moins d’une formation complémentaire de niveau II), l’AR fixe un ensemble des prestations de base que le service externe doit fournir en échange de la cotisation minimale. Toutes les prestations doivent être fournies via le forfait, même si le coût réel est plus élevé ou plus bas que la cotisation minimale payée pour l’employeur concerné, et sans qu’un supplément ne doive être payé, ou sans que l’employeur ne puisse être remboursé de la cotisation versée.  Si des prestations doivent être fournies qui ne sont pas reprises dans l’ensemble des prestations de base, le service externe peut bien entendu les facturer à part et cela doit se faire aux tarifs pour des prestations supplémentaires.

Pour les employeurs qui occupent 5 ou moins de 5 travailleurs (ce qu’on appelle les micro-entreprises), la même chose s’applique que pour les petites et moyennes entreprises.

Quel est le contenu de l'ensemble des prestations de base ?

Grandes entreprises : transposition en unités de prévention

Art. 13/3, §2 et 13/4 AR Services externes

Pour les employeurs du groupe A (+ de 1000 travailleurs ou risques très élevés), B (+ de 500 travailleurs ou risques élevés) et C+ (moins de 200 travailleurs et où le conseiller en prévention dispose au moins d’une formation complémentaire de niveau II), aucun ensemble des prestations de base n’est fixé. Pour ces entreprises, le montant de la cotisation forfaitaire minimale est transposé en unités de prévention qui peuvent être dépensées par l’employeur sous forme de prestations de la part du service externe.

Comment fonctionne le système des unités de prévention ?

Exception : entreprises avec un département médical interne propre

Art. 13/3, §3 AR Services externes

Quand un employeur dispose d’un département médical propre qui est chargé de l’exécution de la surveillance de la santé (qui fait partie du propre service interne ou du service interne commun auquel l’employeur est affilié), il n’est pas redevable d’une cotisation forfaitaire minimale. Si un tel employeur faisait toutefois appel à un service externe (parce qu’il a besoin d’autres compétences, comme les aspects psychosociaux, l’ergonomie ou l’hygiène du travail), il doit pour ce faire conclure une convention avec un service externe fixant explicitement les prestations que le service externe fournira et à quel tarif. Les tarifs pour des prestations supplémentaires peuvent être utilisés comme guide à cet effet, mais l’application de ces tarifs n’est pas obligatoire dans ce cas.

Tarifs pour des prestations supplémentaires

Prestations à facturer obligatoirement hors forfait (art. 13/6 AR Services externes)

En vue de la transparence, également en dehors de l’exécution de l’ensemble des prestations de base, un tarif est déterminé pour les prestations qui sont fournies hors forfait. Ce tarif doit être obligatoirement appliqué :

  • Quand des prestations sont fournies auprès d’employeurs du groupe D et C- qui ne sont pas reprises dans l’ensemble des prestations de base (p.ex. mesurages, examens d’accidents du travail graves au-delà de 5 heures de prestation, interventions psychosociales formelles après que l’employeur a été informé, examens médicaux en cas de travail sur écran de visualisation quand il ressort du questionnaire que c’est nécessaire, autres examens (approfondis) qui sont demandés par l’employeur, p.ex. dans le cadre de l’ergonomie ou des risques psychosociaux).

     
  • Quand des prestations obligatoires sont fournies auprès d’employeurs du groupe A, B et C+ après épuisement des unités de prévention (p.ex. nécessité de plus de surveillance de la santé que ce qui est couvert par la cotisation forfaitaire minimale, car il y a eu beaucoup de consultations spontanées et d’évaluations de la santé préalables) ou quand des prestations supplémentaires doivent être fournies par le service externe et qu’il ne reste plus d’unités de prévention auxquelles ces prestations peuvent être attribuées (p.ex. surveillance de la santé en cas de travail sur écran de visualisation, examen d’accidents du travail graves, assistance à des réunions du comité, etc.).

Le tarif pour ces prestations supplémentaires à facturer obligatoirement est de :

  • soit 77,53 euros par prestation (montant à indexer) quand il s’agit de prestations dans le cadre de la surveillance de la santé (p.ex. évaluation de la santé préalable ou périodique ou consultation spontanée);

     
  • soit un tarif horaire quand il s’agit de prestations dans le cadre de la surveillance de la santé ou de missions relatives à la gestion des risques, dont le prix à l’unité est de 115 euros, qui est calculé à l’aide des mêmes facteurs de pondération par discipline que pour les unités de prévention, c’-à-d :
    • 1 unité par heure prestée par un conseiller en prévention sécurité du travail, un conseiller en prévention aspects psychosociaux, un conseiller en prévention ergonomie ou un conseiller en prévention hygiène du travail ;
    • 1,25 unités par heure prestée par un conseiller en prévention-médecin du travail ;
    • 0,75 unités par heure prestée par un infirmier ou une personne qui assiste le conseiller en prévention et qui dispose d’une formation complémentaire de niveau II.

On peut donc choisir de calculer les prestations dans le cadre de la surveillance de la santé par prestation, ou par tarif horaire. Il est recommandé de convenir au préalable du mode de facturation dans la convention entre l’employeur et le service externe.

Montants à facturer de façon facultative

Art. 13/5 AR Services externes

Le service externe peut encore facturer des prestations supplémentaires à l’employeur, mais ce n’est pas obligatoire. Ces montants doivent être mentionnés clairement et séparément sur la facture. Il s’agit p.ex.:

  • D’analyses de laboratoire pour des mesurages etc. ;
  • D’analyses, d’examens radiologiques ou de tests dans le cadre des missions de surveillance de la santé : ceux-ci sont facturés aux tarifs qui sont mentionnés dans la nomenclature des prestations de santé de l’INAMI ;
  • De frais de déplacement réels des conseillers en prévention et des personnes qui les assistent ;
  • Des frais de dossier

Transparence dans la réglementation tarifaire : l’inventaire électronique

Art. 29 et 30 AR Services externes

Afin qu’un employeur ait toujours un aperçu clair des prestations qu’un service externe lui a fourni durant l’année, le service externe devra désormais tenir à jour un inventaire par voie électronique, que les employeurs peuvent consulter à tout moment. Cet inventaire comprend une série de données qui sont reprises par prestation :

  • La date de la prestation,
  • Le nom du (des) conseiller(s) en prévention concerné(s) et son expertise,
  • Une description de la prestation et le cas échéant la disposition réglementaire qui l’impose,
  • Le cas échéant, la référence au manuel de qualité du service externe,
  • Les avis et arrêtés,
  • Selon le cas, les exigences imposées par les méthodes spécifiques qui ont été utilisées lors de l’exécution de la prestation.

Il ne s’agit pas ici de l’introduction d’une toute nouvelle obligation: l’ancien texte de l’AR Services externes obligeait déjà le service externe à rédiger un rapport par prestation chez un employeur, qui contenait les mêmes données. Ces rapports étaient destinés à l’employeur qui faisait appel à un service externe et devaient être conservés par le service interne.

Cette obligation est à présent modernisée : dans le cadre de la simplification administrative et de la réduction de rapports sur papier qui doivent être conservés, les services externes ne devront désormais plus envoyer ces rapports sur papier, mais les tenir à disposition de l’employeur par voie électronique. Cela permet également qu’un employeur ait toujours un aperçu complet des activités du service externe dans son entreprise (transparence). Étant donné que le comité suit la politique du bien-être dans l’entreprise, ce comité doit également être tenu informé du contenu de cet inventaire : l’employeur doit l’informer à intervalles réguliers (p.ex. par semestre ou au moins à la suite d’une discussion sur les  activités mentionnées dans le rapport (médical) annuel), ou à chaque fois que le comité le demande.

Spécifiquement pour les employeurs du groupe A, B et C+, cet inventaire doit aussi comporter les coûts exprimés en unités de prévention, de sorte que l’employeur (ainsi que le comité) sache combien d’unités de prévention ont déjà été utilisées et à combien s’élève encore le solde. Cela permet à l’employeur (éventuellement en concertation avec son (ses) conseiller(s) en prévention interne(s) et avec le comité pour la prévention et la protection au travail) de déterminer comment consacrer le solde restant.

Les inspecteurs du Contrôle du bien-être au travail peuvent consulter cet inventaire, chaque fois qu’ils le demandent.

Garantie

Art. 13/8 AR Services externes

Le fait pour le service externe de ne pas fournir les prestations alors que l’employeur a payé ses cotisations et qu’en plus, il a respecté ses obligations réglementaires et contractuelles, est en réalité une non-exécution des prestations contractuelles. Lorsqu’il apparaît  que le service externe est en défaut de fournir les prestations qu’il doit fournir en échange de la cotisation forfaitaire, l’employeur peut par conséquent mettre en demeure ce service externe (de préférence par lettre recommandée). Si après cette mise en demeure, le service externe n’intervient toujours pas, et reste donc en défaut d’effectuer ses prestations, l’employeur n’est alors plus redevable de la cotisation forfaitaire minimale (p.ex. pour l’année prochaine s’il a payé au préalable ou s’il a payé des acomptes).

Avis du Conseil supérieur pour la prévention et la protection au travail

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