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Compte individuel

 

Remarque préliminaire

Le compte individuel reproduit en quelque sorte, période de paie après période de paie, les prestations effectuées par un travailleur chez un employeur tout au long d’une année, ainsi que la rémunération y afférente. Le compte individuel peut être établi par l’employeur lui-même. Celui-ci peut également en confier l’établissement à un secrétariat social (agréé). 

Il s’agit donc d’un document d’une grande importance pour le travailleur. Il faut cependant le distinguer du décompte de paie qui doit être obligatoirement remis au travailleur lors de chaque règlement définitif de la rémunération et ce, en vertu de la loi du 12 avril 1965 sur la protection de la rémunération des travailleurs : il s’agit d’une sorte d’extrait du compte individuel. 

De plus en plus, les entreprises ont recours à l’informatique pour le calcul de leurs salaires et établissent ainsi les deux documents précités en même temps. Certaines entreprises n’établissent d’ailleurs plus qu’un seul document en double exemplaire qui tient lieu à la fois de décompte de paie et de compte individuel partiel. Ce système est valable puisque aucune disposition légale n’interdit d’établir le compte individuel en plusieurs parties. Dans ce cas, il est indispensable que toutes les mentions devant figurer au compte individuel soient reprises au décompte de paie qui en tient lieu. La réglementation prévoit d’ailleurs que certaines indications relatives aux sommes payées ne doivent plus être inscrites au compte individuel si elles figurent déjà sur la fiche de paie et pour autant qu’une copie de cette fiche de paie soit conservée par l’employeur. 

Contenu

Le compte individuel doit contenir différents renseignements relatifs à: 

  • l’identification de l’employeur; 
  • l'identification du travailleur; 
  • les éléments constitutifs de la rémunération:  

par période de paie : 

      • les jours et heures de travail; 
      • les jours d’interruption de travail et les motifs de l’interruption;le taux de la rémunération;le montant brut des différents éléments constitutifs de la rémunération; 
      • les montants pris en considération pour les retenues; 
      • les différentes retenues sociales et fiscales; 
      • le montant de la rémunération devant être payés au travailleur; 
      • les motifs et les montants de tout autre paiement fait par l’employeur au travailleur (exemple: indemnité pour frais de transport).   

- par trimestre: 

      • le nombre de journées de travail effectif; 
      • les jours d'interruption de travail; 
      • le total de toutes les rémunérations sur lesquelles les cotisations de sécurité sociale doivent être retenues;  le montant des cotisations de sécurité sociale du travailleur. 
         

      - par année: 

      • le total des montants sur lesquels les cotisations de sécurité sociale doivent être calculées; le montant des cotisations de sécurité sociale du travailleur; 
      • le montant imposable de la rémunération et des autres sommes; 
      • le montant du précompte professionnel. 

 

La signification des abréviations ou codes éventuellement utilisés par l’employeur ou son secrétariat social doit être indiquée sur le compte individuel. 

L’employeur d’une agence d’interim est dispensé, pour le personnel qu’il emploie en qualité d’intérimaire, de l’obligation de signaler les différentes mentions concernant le travailleur.  

Moment d’inscription des différentes mentions sur le compte individuel

Les mentions relatives à l’employeur et au travailleur doivent être reprises au compte individuel avant l’utilisation de celui-ci (sauf la date de sortie du travailleur qui doit être inscrite dans les sept jours suivant la fin du contrat). 

Les éléments constitutifs de la rémunération par période de paie doivent être indiqués, au plus tard, au moment où la rémunération est exigible. Les autres paiements faits par l’employeur (exemple: remboursement de frais de transport) doivent figurer sur le compte individuel, au plus tard, le 10e jour du mois qui suit celui au cours duquel les sommes ont été payées. 

Les informations trimestrielles relatives à la rémunération doivent être indiquées au plus tard, le dernier jour au cours duquel l’employeur doit faire sa déclaration à l’Office national de sécurité sociale. Enfin, les informations relatives à la rémunération à fournir annuellement doivent être indiquées, au plus tard, le dernier jour au cours duquel l’employeur doit faire sa déclaration à l’ONSS et qui concerne le quatrième trimestre.  

Dérogations

L’employeur ne doit pas porter diverses mentions au compte individuel si elles sont déjà reprises sur certains documents qui constituent des annexes du compte individuel. 

En effet, l’employeur a la possibilité de déroger, en tout ou en partie, à l’obligation d’énoncer, par période de paie, les indications concernant les sommes payées ou dues au travailleur. 

L’employeur peut ainsi omettre: 

  • toutes ces indications, si elles sont mentionnées dans le décompte que la loi concernant la protection de la rémunération oblige d’établir;   
  • l’indication du nombre d’heures de travail par jour, à condition qu’il conserve d’autres documents (exemple: les cartes de pointage), groupés par période de paie, dans lesquels sont inscrites toutes les mentions nécessaires au calcul des majorations de la rémunération (= sursalaires); 
  • l’indication du nombre de jours de travail effectif, du nombre de journées d’activité habituelle non effectuées et des motifs de l’inactivité, du nombre d’heures de travail par jour à condition qu’il tienne, par travailleur, un tableau indiquant par jour le nombre d’heures de travail ou le motif de l’absence du travailleur;  
  • l’indication des éléments constitutifs de la rémunération, en ce qui concerne les travailleurs rémunérés sous forme de commissions, participation aux bénéfices, à la pièce ou par prestation, à condition qu’il conserve un document reprenant toutes les données nécessaires au calcul de ces prestations et à condition que, s’agissant d’un représentant de commerce, ces données correspondent aux relevés mensuels et documents relatifs aux commissions dues. 

Les documents annexés doivent être tenus et conservés au même endroit que le compte individuel. Ils doivent être mis à la disposition des services de contrôle.   

Endroit où doit être tenu le compte individuel

Contrairement à ce qui est prescrit pour la tenue du registre du personnel, l’employeur a, ici, le choix du lieu où sera tenu le compte individuel.  Le choix peut être fait entre les quatre endroits suivants: 

  • à l’adresse où il est inscrit en Belgique à l’ONSS;  
  • à l’un des lieux de travail; 
  • à son domicile, ou au siège social s’il est établi en Belgique; 
  • au siège du secrétariat social d’employeurs auquel il est affilié. 

La tenue dans les trois derniers endroits mentionnés ci-dessus ne peut se faire que moyennant un avertissement préalable du chef de district du Contrôle des lois sociales dans le district duquel le compte individuel sera tenu. 

 

Remise de la copie du compte individuel au travailleur

L'employeur doit remettre une copie du compte individuel au travailleur : 

  • endéans les deux mois qui suivent le commencement de son occupation, avec mention des éléments d’identification de l’employeur et du travailleur; 
  • lors d’un changement de la fonction exercée par le travailleur et/ou d’un changement de son lieu de travail, ces modifications doivent être portées de façon écrite à la connaissance du travailleur dans le mois qui suit la modification. 

Par ailleurs, une copie complète du compte individuel doit être remise au travailleur: 

  • pendant la durée du contrat : avant le 1er mars de l’année suivante;  
  • à la fin du contrat dans le courant d'une année : dans les deux mois qui suivent la fin du trimestre pendant lequel le contrat a pris fin; 
  • après la fin du contrat : si un paiement quelconque est fait (exemple: paiement d’un complément d’indemnité de rupture), une copie du compte relatif à ce paiement doit être fournie dans les deux mois qui suivent. 

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