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Utilisation de la signature électronique pour la conclusion d’un contrat de travail

05-02-2018

La loi du 15 janvier 2018 portant des dispositions diverses en matière d’emploi contient un chapitre qui prévoit une modification future de la réglementation relative à la conclusion de contrats de travail électroniques et à l’envoi et l’archivage électronique de certains documents dans le cadre de la relation individuelle de travail.

Jusqu’il y a peu, les contrats de travail électroniques n’étaient assimilés à des contrats de travail papiers que pour autant que la signature électronique se fasse au moyen de la eID ( = la signature créée par la carte d’identité électronique).  Depuis le 1er juillet 2016, le règlement européen n°910/2014 sur l’identification électronique (ledit règlement eIDAS) étend cette assimilation à toutes les formes de signature électronique qualifiée (= la signature électronique qui répond à certaines normes de qualité technique reprises dans l’annexe I et dans l’annexe II de ce règlement). Pour le moment, les contrats de travail électroniques sont donc assimilés à des contrats de travail  papiers que pour autant qu’ils aient été signés au moyen d’une signature électronique qualifiée (par exemples : via l’eID ou via un autre système de signature électronique qualifiée).

La loi du 15 janvier 2018 prévoit une modification future par laquelle les contrats de travails qui sont signés au moyen d’autres formes de signatures électroniques seront également assimilés à un contrat de travail papier.  Ces méthodes alternatives de signatures électroniques doivent toutefois permettre de constater avec certitude l’identité des parties ainsi que leur consentement quant au contenu du contrat de travail. Elles doivent par ailleurs garantir que le contenu du document ne peut plus être modifié après signature.  En cas de contestation, c’est à l’employeur de démontrer que le système utilisé de signature électronique alternative garantit effectivement ces fonctions.

Cette même loi du 15 janvier 2018 prévoit également que les contrats de travail électroniques doivent être archivés et conservés auprès d’un prestataire de service d’archivage électronique.  Dans le futur, cela pourra se faire soit auprès d’un prestataire externe de service d’archivage électronique, soit auprès de l’employeur qui exploite un tel service pour son propre compte.  Dans les deux cas, il devra cependant être satisfait aux conditions prévues en matière de fourniture de services d’archivage électronique qualifié reprises dans le Code de droit économique.  Au terme d’une période de cinq ans, les contrats de travail archivés électroniquement doivent être transmis, sous une forme lisible et exploitable, à l’asbl SIGeDIS (= l’asbl qui gère les données sociales qui sont nécessaires pour calculer les pensions légales).

Les modifications prévues par la loi du 15 janvier 2018 n’entrent pas immédiatement en vigueur.  Elles entreront en vigueur quand un AR fera entrer en vigueur l’article XII.25, § 5, troisième alinéa du Code de droit économique.  Cela s’explique par le fait qu’il n’existe pas encore actuellement sur le marché une offre suffisante de prestataires de service d’archivage électronique.

Source : Loi du 15 janvier 2018 portant des dispositions diverses en matière d’emploi.

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